Учет денежных средств в кассе

Первичный учет денежных средств

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.

Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.

Ответственность за состояние учета, своевременное представление бухгалтерской и иной отчетности возлагается на главного бухгалтера ООО «Нижегородская компания мороженого». В своей финансово — хозяйственной деятельности ООО «Нижегородская компания мороженого» принимает следующие допущения:

  • — непрерывности деятельности организации, означающее, что ООО «Нижегородская компания мороженого» будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и не имеет намерения ликвидации или существенного сокращения деятельности;
  • — последовательности применения учетной политики, означающее, что выбранная исследуемой организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому. Изменение учетной политики может, производится в случаях изменения законодательства РФ или нормативных актов по бухгалтерскому учету, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета, а также при существенном изменении условий её деятельности;
  • — временной определенности фактов хозяйственной деятельности, означающее, что факты хозяйственной деятельности отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того периода, в котором совершены, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.

В рамках учетной политики ООО «Нижегородская компания мороженого» утвержден:

  • — рабочий план счетов бухгалтерского учета Плана счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н (Приложение 1);
  • — формы первичных учетных документов, принимаемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
  • — порядок проведения инвентаризации активов и обязательств.

В ООО «Нижегородская компания мороженого» бухгалтерский учет и отчетность ведутся по нормам, действующим в России. В организации используется программа 1С: Предприятие Версия 7.7. (1С: Бухгалтерия новый план счетов).

Документальное оформление поступления и выдачи наличных денег

Кассовые документы, по которым производится прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций. Они должны быть надлежащим образом оформлены

Первичные документы в ООО «Нижегородская компания мороженого» оформляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Схема ведения кассовых операций на предприятии ООО «Нижегородская компания мороженого» представлена ниже.

Схема 2. Ведения кассовых операций ООО «Нижегородская компания мороженого»

Приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (Унифицированная форма N КО-3) (Приложение 3)

ЖУРНАЛ регистрации платежных ведомостей Унифицированная форма N Т-53а представлен в приложении 4.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.

При выписке приходного кассового ордера нужно указать в специальной строк основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его названи (например, ООО «Развитие»), если от физического лица — фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансовый отчет № 67 от 03.07.06г.). На приходном кассовом ордер проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Оформленный приходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале. Порядковые номера присваиваются в хронологической последовательности, с начала и до конца года.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера (например, на командировочные расходы согласно приказу № … от …). Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке.

По расходным ордерам (Унифицированная форма N КО-2) (Приложение 7) производятся разовые выплаты денег. Как правило, это выдача денежных сумм под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, а также по результатам авансового отчета, выдача ссуд или материальной помощи отдельным работникам, могут производиться и разовые выдачи на оплату труда, но тоже отдельным работникам (например, депонированная заработная плата, т.е. заработная плата за прошедшие периоды, своевременно не полученная и сданная в банк).

Таким образом, расходный кассовый ордер оформляется при разовой выдаче денег, одному лицу. В том случае, когда те же разовые выплаты производятся нескольким лицам (например, нескольким работникам выдается депонированная заработная плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость.

Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ведомости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости.

В ведомости на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано». В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежащих депонированию, она скрепляется подписью кассира. В том случае, когда деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, на ведомости пишется: «Деньги по ведомости выдавал … (подпись)». Запрещается выдача денег по одной ведомости одновременно кассиром и другим лицом.

На ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № «.

Таким образом, на все выданные по ведомости суммы оформляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия обязана проверить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы также составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему должна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет каких источников и какие суммы получены.

В практической деятельности возможна ситуация, когда денежные средства выдаются из кассы лицам, не состоящим в списочном составе предприятия (например, оплата труда работникам, с которыми заключены договоры подряда). Такие выплаты производятся на основании заключенных договоров по отдельной ведомости или по расходным кассовым ордерам; при этом на каждое лицо оформляется отдельный расходный ордер.

Все поступления и выдачи наличных денег записываются в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств(Унифицированная форма N КО-5) (Приложение 2). Записи ведутся в двух экземплярах через копирку чернилами или шариковой ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ (Унифицированная форма N АО-1) представлен в приложении 8.

Кассовые операции выполняются банком на основании приходных и расходных кассовых документов.

К расходным кассовым документам относятся денежный чек и расходный кассовый ордер.

По денежным чекам банк производит выдачу наличных денег за счет средств, имеющихся на расчетном счете юридического лица. Сначала чек поступает к ответственному исполнителю банка, который проверяет правильность его оформления, сверяет сумму, указанную в чеке с остатком средств на расчетном счете клиента. При возможности выполнения операции чек передается в кассу, он также проверяется кассиром банка. Все кассовые документы записываются в кассовый журнал, который служит для сверки операций, выполненных кассами банка, которые

будут отражены на балансовом счете 20202 «Касса банка» в конце рабочего дня. Кассовый журнал ведется автоматизированно контролером банка.

Банк имеет право отказать в приеме чека, если подписи на чеке, оттиск печати или надписи признаны сомнительными. Убытки в случае оплаты чека с подложной подписью несет владелец счета, если не будет доказана вина банка.

Бухгалтерские проводки по списанию средств со счета клиента выполняются банком до выдачи средств кассой. На основании чека банк выполняет проводку:

Д расчетного счета клиента К 20202 «Касса»

Расходные кассовые ордера применяются банками в следующих случаях:

— при выдаче наличности кассиру банка на выплату зарплаты персоналу;

— при выдаче наличности сотрудникам банка в подотчет (на покупку хозяйственных товаров, на командировочные расходы);

— при выдаче наличности со счета по вкладу физического лица;

— при сдаче наличности в учреждения Банка РФ.

При выдаче наличности сотрудникам банка в подотчет выполняется проводка:

Д 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам» К 20202

При выдаче наличных со счета по вкладу физического лица выполняется проводка:

Д 42302 «Депозиты физических лиц на срок до 30 дней (42602)» К 20202

При сдаче наличности в учреждение Банка РФ выполняется проводка:

Д 20209 «Денежные средства в пути» К 20202

В конце рабочего дня кассир расходной кассы сверяет сумму наличности, полученную под расписку в начале операционного дня у заведующего кассой, с суммой расходных кассовых документов и с остатком денежной наличности.

После этого кассир заполняет расходную справку, в которой указываются выполненные расходные операции, кроме кассира справку подписывает контролер банка, а кассир подписывает выполненные им операции в кассовом журнале. Таким образом, осуществляется сверка операций для отражения их в бухгалтерском учете.

Приходные кассовые операции также выполняются банком и отражаются в кассовом журнале. Приходные кассовые операции выполняются банком на основании приходных кассовых документов: объявления на взнос наличности и приходного кассового ордера.

Объявление на взнос наличности используется при сдаче наличных клиентами – юридическими лицами. Операции по приходу выполняются только после приема наличности кассой банка:

Д 20202 К расчетный счет клиента

Приходный кассовый ордер применяется:

— при сдаче наличности сотрудниками банка (при возврате подотчетных сумм, погашении недостач, погашении кредитов и уплате процентов по кредитам;

— при приеме наличности во вклады физических лиц;

— при поступлении подкреплений наличными от других банков.

При сдаче наличности сотрудниками банка после оприходования наличности в кассу банка выполняются проводки: Д 20202 К 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам»

При погашении недостач виновным лицом выполняется проводка: Д 20202 К 60308

При погашении кредита выполняется проводка:

Д 20202 К 45502 «Кредиты, предоставленные физическим лицам на срок до 30 дней»

При погашении процентов по кредитам выполняется проводка:

Д 20202 К 47427 «Требования по уплате процентов»

При приеме наличности во вклады физических лиц выполняется проводка:

Д 20202 К 42302 (42602)

Вкладчиками могут быть как российские, так и иностранные граждане.

При поступлении подкреплений наличными от других банков выполняется проводка:

Д 20202 К 31302 «Кредиты, полученные от других банков на срок 1 день»

Если денежная наличность поступает от клиента банка в инкассаторских сумках, то до пересчета денежных средств выполняется проводка:

Д 20209 «Денежные средства в пути» К 40906 «Инкассированная денежная выручка»

После пересчета выручки кассой банка выполняется проводка по зачислению средств на расчетный счет клиента, сдавшего выручку, и в кассу банка: Д 20202 К 20209

и закрывается счет «Инкассированная денежная выручка»:

Д 40906 «Инкассированная денежная выручка» К расчетный счет клиента, сдавшего выручку

Ведение фондовой кассы в бюджетном учреждении. Фондовая касса

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Денежные документы (маркированные конверты) подлежат балансовому учету на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Учет движения маркированных конвертов осуществляется путем оформления приходных и расходных кассовых ордеров с проставлением на них записи «Фондовый».
Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» и в Журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…», утвержденной Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — N 157н), маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения ( Инструкции N 157н).
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».
Маркированные конверты приходуются в кассу учреждения по номинальной стоимости на основании первичных документов поставщика либо представленного подотчетным лицом авансового отчета (с приложением к нему подтверждающих документов).
Аналитический учет по счету 0 201 35 000 следует вести в отдельных Карточках учета средств и расчетов (форма 0504051) (далее — Карточка), открываемых на каждый вид денежных документов.
Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца в Карточке подсчитываются итоги по остаткам.
При необходимости отражения количественных данных Карточка может быть дополнена учреждением соответствующими графами. Измененную форму карточки следует закрепить в учетной политике учреждения.
Важно отметить, что оформленные приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» необходимо регистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, которыми оформляются операции с денежными средствами. А учет операций с денежными документами следует вести на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» ( Инструкции N 157н). Оформление отдельных листов кассовой книги осуществляется последовательно согласно датам совершения операций.
Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру. Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным документам раздельно с денежными средствами. При этом строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Страницы кассовой книги с записью «Фондовый» формируются кассиром только за рабочие дни, когда есть остаток денежных документов в фондовой кассе или их движение.
Напомним, что бухгалтерский учет в учреждениях госсектора ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций ( Инструкции N 157н). Применительно к учету денежных документов это означает, что «кассовые» расходы будут сформированы в бухгалтерском учете при оплате денежных документов, а «фактические» — после их использования в установленном порядке.
Таким образом, списание с балансового учета денежных документов возможно только после того, как факт их использования будет подтвержден в установленном порядке.
Для подтверждения использования маркированных конвертов подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Например, к отчету могут быть приложены реестр почтовых отправлений, разработанный в учреждении (на отправку простой корреспонденции), или квитанции и описи, получаемые в почтовом отделении при отправке заказной корреспонденции, а в случае порчи конверта — испорченный конверт.
Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира ( Инструкции N 157н).
Журнал открывается путем перенесения остатков на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в главную книгу (форма 0504072).
Журнал подписывается главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим его.
В заключение отметим, что на протяжении последних лет порядок ведения учета денежных документов, в том числе маркированных конвертов, не менялся.
Согласно п. 6 Инструкции 157н методы оценки отдельных видов имущества и обязательств, а также иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета, утверждаются актами субъекта учета при формировании учетной политики.
Таким образом, детальный порядок отражения в учете операций с денежными документами следует закрепить в учетной политике учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Васильева Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Очень часто у бухгалтера могут возникать вопросы о порядке ведения кассовой книги, а именно отражение в ней операций по денежным документам. В данном случае, с одной стороны требования приказа Министерства финансов России «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти» от 01.12.2010 года за № 157н и приказ Министерства финансов России «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета» от 15.12.2012 года за № 173н, а с другой стороны неудобно, так как за один день могут быть операции не только с наличными деньгами, но и с денежными документами. Тем самым переходящего остатка с листа на лист может и не быть. В таком случае не будет и соответствия номеров с листа на лист. Очень часто бухгалтера ведут сразу две кассовые книги, для налички и фондовую книгу.

Еще в 2009 году Министерство финансов России в своем приказе за №148н от 30.12.2008 года «Об утверждении инструкции по бюджетному учету» высказало свое требование по поводу отражения операций с денежными документами в кассовой книге. Опираясь на данный приказ контролирующие органы, утверждают, что нельзя вести отдельную книгу по фондовой кассе. 1 января 2012 года Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории России вступило в силу. А Положение №373-П наоборот отменило единую норму о единой кассовой книге. А значит, бухгалтер имеет полное право вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе.

Основное направление расходования денежных документов считается . Все требования для расчетов с подотчетными лицами немного отличаются и в частности зависят от того, как происходит процесс расчета, наличными деньгами или денежными документами. Сравнительный анализ требований выглядит следующим образом:

Операции по выдаче денежных средств, при наличии распоряжения руководителя и , а денежные документы на соответствующие цели;

Операции по увеличению дебиторской задолженности, денежные средства только при отсутствии задолженности по денежным средствам, при этом денежные документы не оговариваются;

Денежные средства и денежные документы только на основании авансового отчета с обязательным приложением подтверждающих документов.

Теперь вести бух.учет в 1С Бухгалтерии 8.2 проще простого, достаточно подписаться на покупку партнерского курса http://buhkurs82.v1c.info/

Теперь понятно, что если в учреждении сотруднику выдаются в подотчёт денежные средства и денежные документы, то обязательно осуществлять раздельный учет расчетов.

Типичная ошибка при учете денежных документов считается одномоментное списание абсолютно всех приобретенных денежных документов и при выдаче их сотруднику на ответственное хранение. В данном случае может возникнуть вопрос, а как обосновать такое действие?

Для этого необходимо приложить все документы, подтверждающие данный факт к авансовому отчету о расходовании денежных документов. Это может быть реестр корреспонденции при использовании конвертов или отмеченные корешки путевок при наличии путевки в санаторий.

Конверты — денежные документы?

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные фондовые (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные фондовые (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. Регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдельных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно. Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Выдача денежных документов

Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следующие данные:

  • дата выдачи денежных документов;
  • фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
  • количество выданных маркированных конвертов;
  • стоимость выданных денежных документов;
  • подпись в получении.

Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой.

Аналитический учет

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.

Бухгалтерские записи

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 35 000 «Денежные документы».

Операции с маркированными конвертами отражают следующими записями:

Дебет Кредит
Перечислена предварительная оплата за маркированные конверты (Заявка на кассовый расход) 206.21 560 «Расчеты по авансам по услугам связи» 201.11 18.01
610
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
Маркированные конверты оприходованы в кассу учреждения (ПКО фондовый) 201.35 510
«Денежные документы»
302.21 730
«Расчеты по услугам связи»
Зачтена предварительная оплата при принятии к учету маркированных конвертов (автоматический зачет аванса) 302.21 830
«Расчеты по услугам связи»
206.21 660
«Расчеты по авансам по услугам связи»
Маркированные конверты выданы подотчетному лицу (РКО фондовый) 208.21 560 201.35 610
«Денежные документы»
Списана стоимость израсходованных маркированных конвертов (аванс подотчетному лицу) 109.71 221 «Накладные расходы» 208.21 660
«Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»
Возврат неиспользованных маркированных конвертов (ПКО фондовый) 201.35 510 «Денежные документы» 208.21 660
«Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»

Отразим данные операции в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 :

1. Перечислена предварительная оплата за маркированные конверты. Операция «Авансы поставщикам», получатель платежа — ФГУП Почта России. Приобретаем маркированные конверты на сумму 2000 руб.

2. Маркированные конверты оприходованы в кассу учреждения. Документ — приходный кассовый ордер. Операция — приобретение денежных документов.

3. Маркированные конверты выданы подотчетному лицу. Документ — Расходный кассовый ордер. Операция — выдача д/д из кассы под отчет.

В результате проведения документа получим следующие проводки:

4. Списана стоимость израсходованных маркированных конвертов. Документы — Аванс подотчетному лицу, закладка Авансовый отчет, операция бухгалтерская.

5. Возврат неиспользованных маркированных конвертов. Документ — Приходный кассовый ордер, операция — Возврат д/д от подотчетного лица.

Стукачева Виктория,

Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

Как показывает практика, учет маркированных конвертов вызывает массу вопросов. К сожалению, новые правила бюджетного учета уточнений по этому поводу не внесли. Но, опираясь на положения нормативно-правовых актов, верное решение найти можно. В этом поможет наш материал.

Конверты — денежные документы?

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдель-ных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Помните о нюансах переходного периода

Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).

Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.
Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.

Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н, не переоформляют.

Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).

Хранение денежных документов…

…в бюджетном учреждении организует кассир. Маркированные конверты содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.

Выдача денежных документов

Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Список названных работников определяет руководитель учреждения.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следую-щие данные:

Дата выдачи денежных документов;

Фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;

Количество выданных маркированных конвертов;

Стоимость выданных денежных документов;

Подпись в получении.

Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой. Свидетельствовать об этом может заполненный Реестр отправленных маркированных конвертов, подписанный подотчетным лицом. Форма документа нормативно не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно и зафиксировать этот факт в учетной политике.

Например, реестр может выглядеть так:

Реестр прикладывается к авансовому отчету, составленному работником, и сдается в бухгалтерию.
Подотчетное лицо может испортить бланк маркированного конверта. Разъяснений по списанию испорченных бланков денежных документов пока нет. Поэтому рекомендуем списывать их с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) либо самостоятельно разработать аналогичную форму, закрепив ее в учетной политике учреждения. Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).

Аналитический учет

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.

Бухгалтерские записи

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».
Операции с маркированными конвертами отражают сле-дую-щими записями:

Дебет

Кредит

Оплачена безналичным расчетом стоимость маркированных конвертов до поставки (в рамках бюджетной деятельности)*

304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи»

Оплачена безналичным расчетом стоимость маркированных конвертов до поставки (в рамках приносящей доход деятельности)*

«Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

«Выбытия денежных средств учреждения со счетов»

Поступили в кассу учреждения маркированные конверты по накладной

«Поступления денежных документов»

«Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»

Учет наличности в кассе

Понятие наличности в кассе

Определение 1

Наличность в кассе представляет собой совокупность бумажных денег и монет, которые имеются в организации на определенный момент времени.

Несмотря на то, что в последнее время наблюдается рост безналичного оборота денежных средств и оборота электронных денег, на предприятиях по-прежнему используют наличные денежные средства для осуществления хозяйственной деятельности.

Это обусловлено тем, что не всегда можно оперативно решить хозяйственные нужды предприятия за счет безналичных платежей, или необходимо принять оплату от покупателей наличными.

Учет наличных денежных средств в кассах предприятий строго регламентирован на законодательном уровне и содержит множество норм, правил документального оформления и ограничений.

Законодательное регулирование обращения наличных на предприятиях

На законодательном уровне, обращение наличных денежных средств в организации, регулируется нормативно-правовыми актами Центрального Банка Российской Федерации.

В частности, Указание Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» содержит нормы для субъектов хозяйствования о видах расчетов между субъектами.

Готовые работы на аналогичную тему

  • Курсовая работа Учет наличности в кассе 480 руб.
  • Реферат Учет наличности в кассе 260 руб.
  • Контрольная работа Учет наличности в кассе 200 руб.

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость Замечание 1

Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» подержит нормы и правила осуществления кассовых операций.

В данном документе указано:

  • определение субъектов хозяйствования, на которых распространяется данный нормативно-правовой акт;
  • положение об обязательном лимите кассы;
  • порядок документального оформления наличных расчетов через кассу предприятия;
  • прочие положения, регулирующие учет отдельных аспектов наличности в кассе.

Также существуют и другие положения относительно обращения наличных в кассе организаций.

Особенности бухгалтерского учета наличности в кассе

Бухгалтерский учет наличных денежных средств имеет свои особенности.

Замечание 2

Отличительной особенностью учета данного актива на предприятии, является применение унифицированных форм первичных документов.

Любое поступление наличных в кассу, должно быть оформлено приходным кассовым ордером, где указано:

  • от кого получены денежные средства (например, от покупателя);
  • основание на получение денежных средств (например, оплата за товар);
  • наименования, реквизиты и подписи сторон.

Любое выбытие наличных денежных средств из кассы, должно быть оформлено расходным кассовым ордером, где указано:

  • кому выданы денежные средства (например, подотчетному лицу);
  • основание для выдачи денежных средств (например, на командировку);
  • наименования, реквизиты и подписи сторон.

Данные документы имеют порядковые номера, которые присваиваются в хронологическом порядке по факту свершения операций с наличными.

Также, для учета наличных в кассе организации, ведется кассовая книга. В такой книге заполняются листы за каждый день работы кассы предприятия. По сути, в кассовой книге сжато дублируется информация из приходных и расходных кассовых ордеров, и указываются корреспондирующие счета учета. В конце рабочего дня, кассиром выводится остаток наличности в кассе и сверяется с фактическим наличием денежных средств.

Для синтетического учета операций с наличностью, применяют счет 50 «Касса». К этому счету в организациях могут дополнительно использовать субсчета (если, в организации касса не одна).

Например:

  • 50.01 – основная касса;
  • 50.02 – касса в торговом зале;
  • 50.03 – касса в магазине;
  • и т.д.

Счет 50 является активным и не может иметь остатка по кредиту счета. То есть, по дебету счета отражаются все поступления наличности в корреспонденции с соответствующими счетами учета, а по кредиту – списание (выбытие) денежных средств из кассы.