Учет кадров

Содержание

Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

На практике случаются две ситуации:

Экспресс-курс в Контур.Школе Кадровое делопроизводство с нуля для бухгалтеров, ИП и начинающих кадровиков Подробнее

  • В уже существующей компании кадровое делопроизводство «как-то» ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «Как оформить результаты самопроверки кадровых документов». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
  • Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг первый…

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

3 способа для организации кадрового делопроизводства

Выбирайте подходящий способ в зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей:

  1. Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
  2. Единственный специалист по кадровому делопроизводству.
  3. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание. Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.

Типичное заблуждение: должность, по которой оформлено совмещение, не включена в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

  1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
  2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
  3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания, т.е. «за штатом» нельзя оформлять ни одного работника. Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно в виде приложения к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

  • Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
  • Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.

Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство. Подготовка на соответствие профстандарту» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.

  • Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
  • Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

  • является единоличным исполнительным органом юридического лица;
  • выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Шаг 6. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

  • фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
  • сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
  • место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

  • срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
  • гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
  • режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
  • условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в курсе профессиональной подготовки по кадровому делопроизводству в Контур.Школе. В программе урока:

  • Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
  • Случаи полной материальной ответственности работника.
  • Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
  • Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

Шаг 7. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Электронные трудовые книжки. Отчет СЗВ-ТД. Изменения

Экспресс-курс в Контур.Школе Переход на электронные трудовые книжки. Отчетность СЗВ-ТД

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если:

  • работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку или о том, что он выбирает электронный вид.

Об изменениях читайте в статьях:

  • Вся правда об электронных трудовых книжках. Инструкция для работодателей.
  • 13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД. Часть первая?

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

  1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
  2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
  3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
  4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС) ведут в письменном виде на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под подпись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

  1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
  2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

  • при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
  • при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС).

Перечень документов для оформления отпусков:

  • график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью «10 советов по составлению графика отпусков. Шпаргалка для работодателя»;
  • письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
  • приказ на отпуск (форма Т-6, форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

  • привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
  • привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
  • направляет работников в командировки;
  • предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

  1. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  2. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  3. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  4. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  5. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  6. Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Рекомендуем пройти дистанционный курс кадрового делопроизводства (программа профпереподготовки или повышения квалификации в Контур.Школе). По итогам обучения вы сможете организовать работу с кадрами и предупредить вопросы трудовой инспекции.

Самоучитель по кадровому делопроизводству (бесплатный доступ) — 2019

Курсы кадрового делопроизводства дороги и не доступны?
Предлагаем 3 решения:

    1. 1) бесплатный — в данном разделе представлен «Самоучитель по кадровому делопроизводству» новички могут самостоятельно осваивать основы кадровой работы (это минимум знаний по основным кадровым темам);
    2. 2) бесплатный — каждое лето у нас проводится бесплатный курс основ кадрового делопроизводства для новичков (это рассылка уроков с домашними заданиями для самостоятельного изучения по гораздо большему количеству кадровых тем, подписка на курс начинается весной)
    3. 3) немного платный (~ 5 руб./день), но очень информативный — в справочной базе по кадровому делу, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик», есть наш «Курс основ кадрового делопроизводства для новичков» (уроки+тесты). Там же огромный массив дополнительной информации, образцов документов и др. Для получения к нему доступа на этом сайте нужно оплатить подписку на журнал «Кадровик-практик»

Бесплатный раздел «Самоучитель» находится в разработке, в процессе наполнения материалами, мы будем добавлять сюда новые темы, обновлять существующие. Заходите сюда чаще!

Содержание самоучителя по кадровому делопроизводству

Тема «Принимаем работника на работу»

  • Шаг 1. Прочитайте и запомните нормы главы 10 и 11 Трудового кодекса РФ >>
  • Шаг 2. Изучите и запомните пошаговую процедуру приема работника на основную работу >>
  • Шаг 3. Изучите и запомните пошаговую процедуру приема работника на работу по совместительству >>
  • Шаг 4. Изучите образцы документов, оформляемых при приеме работника на работу:
    • Трудовые договоры с работниками. Образцы >>
    • Договоры о полной материальной ответственности работника(ов) >>
    • Приказ о приеме работника на работу по срочному трудовому договору на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (окончание срока определено событием – днем выхода на работу отсутствующего основного работника) >>
    • Личная карточка работника (форма N-2). Бланк >>
    • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Бланк
    • Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Бланк >>
    • Журнал регистрации трудовых договоров >> (пролистайте, на этой странице есть образец)
    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них >>
    • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек >>
    • Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами >> (пролистайте, на этой странице есть образец)
    • Журнал регистрации приказов (по личному составу, по основной деятельности и др.)>> (пролистайте, на этой странице есть образец)
    • Заявление об оформлении новой трудовой книжки >>
  • Шаг 5. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
    • Заведение новой трудовой книжки работнику >>
    • Внесение в трудовую книжку сведений о приеме на работу >>
    • Случаи заключения срочных трудовых договоров (таблица)>>
    • Срочный трудовой договор. Консультация и образец >>
    • Методичка «Замещение работников, ушедших в отпуск» (глава о срочном трудовом договоре) >>
    • Методичка «Кадровые приказы: рекомендации по оформлению» >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
    • Разные условия испытания на одной должности >>
    • Ознакомление с локальными нормативными актами до приема на работу >>
    • Отличия трудовых отношений и гражданско-правовых (таблица) >>
    • Как правильно заключить гражданско-правовой договор вместо трудового? >>
    • Об отсылочной формулировке условия трудового договора об оплате труда >>
    • Требования, которые нужно соблюдать при подаче объявлений о приглашении на работу >>
    • Принимаем работника на время отпуска другого работника >>
    • Испытательный срок для лиц, воспитывающих детей без матери >>
    • Защита персональных данных работников: что и как защищать >>
  • Шаг 6. Пройдите тест «Прием на работу» >>
  • Шаг 7. Обсудите на форуме кадровиков вопросы, которые вызвали у Вас затруднения >>

Тема «Изменение трудового договора, в том числе переводы»

  • Шаг 1. Прочитайте и запомните нормы главы 12 Трудового кодекса РФ >>
  • Шаг 2. Изучите и запомните следующие пошаговые процедуры:
    • Временный перевод в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Временный перевод беременной женщины на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов (ч. 1 ст. 254 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Постоянный перевод: пошаговая процедура (общая) >>
    • Постоянный перевод в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Установление неполного рабочего времени по соглашению сторон: пошаговая процедура >>
  • Шаг 3. Изучите образцы документов, оформляемых при изменении условий трудовых договорах, в т.ч. переводах:
    • Соглашение о постоянном переводе на другую работу (должность). Образцы >>
    • Соглашение о временном переводе на другую работу (должность) для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Образцы >>
    • Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий оплаты труда (увеличение оклада). Образец >>
    • Дополнительное соглашение к трудовому договору (соглашение об изменении условий трудового договора). Бланк >>
    • Приказ о переводе работника на другую работу (вид перевода – постоянный). Образец – 2014 (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>
    • Приказ об установлении неполного рабочего времени работнику. Бланк >>
    • Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам >>
    • Журнал регистрации приказов (по личному составу, по основной деятельности и др.)>>
  • Шаг 4. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
    • Превращение временного перевода в постоянный >>
    • Методичка «Предложение работнику перевода перед увольнением: сложности практики» >>
    • Методичка «Замещение работников, ушедших в отпуск» (глава о переводах и глава о перемещениях) >>
    • О продлении срока трудового договора >>
    • Перевод работника на сокращаемую должность >>
    • Перевод беременной работницы: вопросы практики >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
  • Шаг 5. Пройдите тест «Изменение трудового договора. Перевод работника на другую работу»>>
  • Обсудите на форуме кадровиков вопросы, которые вызвали у Вас затруднения >>

Тема «Отпуска»

  • Шаг 1. Прочитайте и запомнитенормы главы 19 Трудового кодекса РФ >>
  • Шаг 2. Изучите и запомните следующие пошаговые процедуры:
    • Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: пошаговая процедура >>
    • Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска: пошаговая процедура >>
    • Продление ежегодного оплачиваемого отпуска: пошаговая процедура >>
    • Предоставление отпуска с последующим увольнением: пошаговая процедура >>
    • Предоставление отпуска без сохранения заработной платы («за свой счет»): пошаговая процедура >>
    • Предоставление учебного отпуска: пошаговая процедура >>
    • Предоставление отпуска по беременности и родам: пошаговая процедура >>
    • Предоставление отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: пошаговая процедура >>
  • Шаг 3. Изучите образцы документов, оформляемых при оформлении отпусков:
  • Шаг 4. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
    • Методичка «Замещение работников, ушедших в отпуск» >>
    • «Закрываем» старый график отпусков, принимаем новый на 2016 г. >>
    • Мамы, которые имеют право на отпуск летом >>
    • Компенсация за отпуск и Конвенция об оплачиваемых отпусках >>
    • Рассчитываем рабочий год работника >>
    • В график отпусков включили не всех работников >>
    • Вправе ли работодатель при составлении графика отпусков разделить отпуска работников на части? >>
    • Какие виды отпусков должны учитываться в графике отпусков, а какие — не должны? >>
    • Отпуск за будущий рабочий год (перед декретом) >>
    • Ежегодный отпуск для работающей декретницы >>
    • Внезапный отпуск: осторожно, не ошибитесь! >>
    • Если работник отказывается писать заявление об отпуске >>
    • Разделение отпуска на части >>
    • Об исчислении общей продолжительности отпусков, когда оплачиваемые отпуска предоставляются в рабочих днях >>
    • О продлении отпуска в случае ухода за больным членом семьи >>
    • О продлении и перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска >>
    • Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков (таблица) >>
    • Продолжительность ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков (таблица) >>
    • Денежная компенсация вместо отпуска при «накоплении» отпусков за несколько лет >>
    • Как лучше оформить согласие работника на отзыв из отпуска: в виде заявления или в виде согласительной надписи на приказе? >>
    • В ч.1 ст. 124 Трудового кодекса РФ установлены одинаковые случаи, при которых ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Как определять, продлевать или все же переносить отпуск? >>
    • Изменения в график отпусков >>
    • Как оформить продление отпуска по болезни в графике отпусков? >>
    • Принимаем работника на время отпуска основного работника >>
    • Отработка двух недель при увольнении во время отпуска >>
    • О предоставлении неиспользованного отпуска работнику с последующим увольнением >>
    • Когда работник увольняется, а неотработанные отпускные удержать не с чего >>
    • Отпуск с последующим увольнением и срок давности по долгам перед работником >>
    • Массовые отпуска работников за свой счет >>
    • Приказ об отпуске без сохранения зарплаты (об указании периода работы в приказе и личной карточке) >>
    • Совпадение учебного отпуска и ежегодного оплачиваемого отпуска >>
    • Что делать, если у работницы по графику отпусков должен быть ежегодный оплачиваемый отпуск, а она в это же время просится в учебный отпуск? >>
    • Отпуск по уходу за ребенком: о его продолжительности и о приказе >>
    • Что делать, если по окончании отпуска по уходу за ребенком не предоставили место в детском садике ребенку сотрудницы? >>
    • Методичка «Кадровые приказы: рекомендации по оформлению» >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
    • Нормативные акты об отпусках >>
  • Шаг 5. Пройди те тесты:
    • Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Часть 1 >>>
    • Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией и реализация права на отпуск при увольнении работника >>
    • Отпуск без сохранения заработной платы >>
    • График отпусков >>
  • Обсудите на форуме кадровиков вопросы, которые вызвали у Вас затруднения >>

Тема «Увольнения»

  • Шаг 1. Прочитайте и запомните нормы главы 13 Трудового кодекса РФ >>
  • Шаг 2. Изучите и запомните следующие пошаговые процедуры:
    • Увольнение по соглашению сторон (п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п.2 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение по собственному желанию (п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение работника в связи с его отказом от перевода на другую работу или в связи с отсутствием у работодателя соответствующей работы, необходимой работнику в соответствии с медицинским заключением (п.8 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Сокращение численности и штата (п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения (подп.»б» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение за прогул (подп. «а» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
  • Шаг 3. Изучите образцы документов, оформляемых при увольнении работника:
    • Заявления об увольнении по собственному желанию >>
    • Заявления об увольнении в порядке перевода к другому работодателю >>
    • Журнал регистрации заявлений работников >>
    • Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) >>
    • Журнал регистрации приказов (по личному составу, по основной деятельности и др.)>>
    • Акт об отсутствии на рабочем месте. Образец >>
    • Акт об отказе дачи объяснений по поводу прогула. Образец >>
    • Акт об отказе работника получить трудовую книжку. Образец >>
    • Акт об отказе ознакомиться с уведомлением. Образец>>
    • Акт об отказе подписать приказ. Образец >>
    • Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку. Бланк >>
    • Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет. Бланк >>
    • Уведомление о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата работников. Образец >>
    • Уведомление работнику о получении трудовой книжки и расчета. Образец >>
    • Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам. Образец заполнения >>
    • Приказ об отмене приказа об увольнении в связи с отзывом работником заявления об увольнении по собственному желанию. Бланк >>
  • Шаг 4. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
    • Оформление записей об увольнении в трудовых книжках >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
    • Увольнения, являющиеся дисциплинарными взысканиями (таблица)>>
    • Методичка «Практика увольнений по собственному желанию» >>
    • О «соответствующей записи» на приказе об увольнении, когда приказ невозможно довести до сведения работника >>
    • О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации<(Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 в ред. от 28.09.2010)>>
    • Работник требует признать увольнение по собственному желанию «сокращением» >>
    • Какой день должен считаться днем прекращения трудового договора при увольнении за прогул, если работник из прогула так и не вышел? >>
    • К вопросу о формулировке записи об увольнении в трудовой книжке. Как правильно писать «уволен …» или «трудовой договор расторгнут…»? >>
    • Работник дал согласие на досрочное увольнение (написал заявление) во время сокращения штата. По какому основанию увольнять данного работника: по сокращению штата, по собственному желанию, по соглашению сторон?
    • Увольнение совместителей с детьми по ст. 288 ТК РФ >>
    • Работник написал заявление на увольнение по собственному желанию со сроком предупреждения две недели. Затем между работником и работодателем достигнуто соглашение о прекращении трудового договора до истечения срока предупреждения, т.е. через неделю. По какому основанию увольнять работника: по соглашению сторон или по инициативе работника? >>
    • С работником подписали соглашение об увольнении его 30.01.2014. А он 28.01.2014 взял больничный. Возможно, надолго. Можно ли его уволить по соглашению сторон во время больничного? Как оформлять увольнение? >>
    • Чем отличается увольнение по соглашению сторон от увольнения по собственному желанию и в чем его преимущество? >>
    • Увольнение и преждевременный перевод >>
    • Отпуск с последующим увольнением и срок давности по долгам перед работником >>
    • Сокращение штата: о «соответствующих мероприятиях» >>
    • При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? >>
    • Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон >>
    • Отработка двух недель при увольнении во время отпуска >>
    • Когда работник увольняется, а неотработанные отпускные удержать не с чего >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

  • оформление кадровых приказов;

  • заполнение трудовых книжек;

  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;

  • Правил внутреннего трудового распорядка;

  • Положения о персонале;

  • Положения о премировании и иных поощрениях

  • Положения о материальной ответственности работников;

  • Положения о коммерческой тайне;

  • Положение об отпусках;

  • Положение о командировках;

  • Положение о структурных подразделениях;

  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
  • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее — Правила)
  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.

Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок

Инструкция о защите персональных данных
  • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
  • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Состав кадровой документации предприятия

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Дебиторская задолженность в балансе отображается на нескольких счетах.

Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите

Для этого необходимо сделать следующее:

  • разработать внутреннюю нормативную базу;
  • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
  • произвести штатную расстановку;
  • подготовить трудовые соглашения;
  • разработать формы по личному составу;
  • оформить карточки Т-2;
  • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  • подготовить внутренние приказы.

Образец формы Т2

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

Скачать пример формы Т-3 в excel

В нем содержатся следующие данные:

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

Образец Т7

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

Рекомендации по порядку

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

  • штатное расписание;
  • положение по ОТ;
  • журнал регистрации командировок;
  • правила внутреннего распорядка;
  • прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

Обычно она состоит из следующих шагов:

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

Договор заключается в несколько этапов:

  • Получение необходимых бумаг.
  • Оформление заявления.
  • Составление и подписание соглашения.
  • Формирование приказа на прием.
  • Заведение карточки Т-2.
  • Внесение записи в трудовую.
  • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии
  • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
  • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2020 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Бухгалтерский учет для чайников поможет разобраться в тонкостях создания проводок.

Не знаете как определить величину накладных расходов в смете — читайте эту публикацию.

Кто должен платить земельный налог в 2020 году — читайте

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

  • штатное расписание,
  • положение об оплате труда,
  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • график отпусков,
  • положение о защите персональных данных работников.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Образец регламента по кадровому делопроизводству

скачать

Основные понятия системы кадрового делопроизводства и принципы ее формирования

Развитие современного общества диктует новые правила и аспекты поведения субъектов социальной среды, их взаимоотношений и взаимодействий. Одним из параметров оценки функционирования субъекта в социуме является его трудовая деятельность, профессиональная занятость в той или иной сфере, реализация как специалиста определенной области деятельности. Трудовые отношения становятся сегодня системой взаимосвязанных показателей, как на уровне финансового материала, так и в плане нормативного и документационного обеспечения. Современное трудовое законодательство РФ подчеркнуло большую роль кадровой документации в системе общественных отношений, придав ей статус правовых документов. Кадровую документацию теперь приходится вести всем работодателям, независимо от формы организации и численности трудового коллектива.

Отметим здесь, что Трудовой кодекс РФ к числу основных задач трудового законодательства относит создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), ст.1 : система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Таким образом, Трудовой кодекс указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), ст.2 : система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, «в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов; наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией» Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации . URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013).

По мнению автора учебного пособия для специалистов в области кадров А.Л. Комышева, кадровая документация — это «совокупность взаимосвязанных документов, используемых кадровой службой организации» Комышев А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. С.23.

С.И. Сербинский, преподаватель дисциплины «Управление персоналом», приводит такое определение кадровой документации: это «документы, регламентирующие задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников организации; содержат методы и правила выполнения обязанностей работников, а также нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда» Сербинский С. И. Управление персоналом. Учебное пособие/Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. М.: «Издательство Приор», 2009. С. 287.

Кадровая документация представляет собой «комплекс документации, обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о численности, балансе рабочего времени, производительности труда), социальную гарантию (пенсии, пособия, льготы) и организацию деятельности персонала в целом на предприятии» Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. С. 103.

Иными словами кадровая документация является, по сути, системой документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Отметим, что кадровая документация — это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

В соответствии с Государственным стандартом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», устанавливающим термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, «делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Глава 2 . URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l (дата обращения: 24.01.2013).

Исходя из этого, еще раз подчеркнем, что в соответствии с данным определением кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Свободная энциклопедия «Википедия» отмечает, что кадровое делопроизводство — это «деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами» Кадровое делопроизводство : Свободная энциклопедия Википедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Кадровое делопроизводство (дата обращения: 24.01.2013). Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Актуальным при рассмотрении данной темы является определение понятия «документ» и представление классификации кадровых документов организации.

Свободная энциклопедия «Википедия» трактует понятие документа как «материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве» Документ : Свободная энциклопедия Википедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Документ (дата обращения: 24.01.2013).

В учебнике «Налоговое право» определяется, что в делопроизводстве документ представляет собой «средство фиксации в письменном виде сведений о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» Гуреев В.И. Налоговое право. М.: Экономика, 2009. С. 108.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Глава 2 . URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l (дата обращения: 24.01.2013).

Таким образом, в соответствии с вышеперечисленными определениями документ представляет собой «объект, содержащий и передающий информацию».

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что «любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя» Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации . URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013). Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель либо работник может доказать свою правоту в суде.

  • — документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
  • — построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
  • — регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
  • — создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя;
  • — разрешить трудовые споры.

Существует множество классификаций кадровой документации. В данной работе мы приведем некоторые основания для выделения видов кадровых документов Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации . URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013), которые более подробно будут рассмотрены нами в следующем параграфе.

Систему кадровой документации в практической деятельности принято классифицировать по различным признакам:

1) По целевой принадлежности —

а. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

б. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации»(утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) …, введение : система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

2) По основным кадровым процедурам —

а. Документация по приему на работу:

  • — заявление о приеме на работу;
  • — контракт о назначении на должность;
  • — приказ о приеме на работу;
  • — протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

б. Документация по переводу на другую работу:

  • — заявление о переводе на другую работу;
  • — представление о переводе на другую работу;
  • — приказ о переводе на другую работу.

в. Документация по увольнению с работы:

  • — заявление об увольнении;
  • — приказ об увольнении;
  • — протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

г. Документация по оформлению отпусков:

  • — график отпусков;
  • — заявление о предоставлении отпуска;
  • — приказ о предоставлении отпуска.

д. Документация по оформлению поощрений:

  • — представление о поощрении;
  • — приказ о поощрении;
  • — протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

е. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

  • — докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
  • — объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
  • — приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
  • — протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
  • 3) По функциональному назначению —

а. Организационно-правовая документация:

  • — правила внутреннего трудового распорядка;
  • — штатное расписание;
  • — положение о структурном подразделении;
  • — график отпусков;
  • — должностные инструкции.

б. Персональная документация:

  • — трудовая книжка;
  • — личное дело;
  • — личная карточка работника.

в. Договорная документация:

  • — коллективный договор (соглашение);
  • — трудовой договор.

г. Распорядительная документация:

— приказы по личному составу.

д. Учетная кадровая документация:

  • — учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
  • — документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

е. Информационно-справочная документация.

Помимо представленных видов документов кадровой службы в общую систему кадровой документации можно включить переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

В основе формирования системы кадрового делопроизводства лежат определенные принципы и параметры, которые определяют успешность функционирования кадрового документооборота и создания кадровой документации. К данным принципам можно отнести следующие:

— принцип нормативно-правового обязательства.

Кадровая служба основывается в своей деятельности на принятых на территории РФ, а также в субъектах федерации нормативно-правовых актах и регулирует систему делопроизводства согласно методическим рекомендациям государственного или местного масштаба. Это позволяет, в первую очередь, создать систему законодательно регулируемого делопроизводства, избежать сложностей в доказательно-правовом плане.

— принцип «местного» делопроизводства.

Предполагается, что кадровая документация создается на базе общегосударственных параметров, но с учетом особенностей организации и принятых в ней, традиционных норм оформления документов.

— принцип системности кадрового делопроизводства.

Кадровая документация создается с учетом принятой в организации номенклатуры (или перечня) дел кадровой службы. Оформление кадрового документа проходит все необходимые стадии создания: от побудительного действия, на основании которого создается определенный документ, до сдачи документа в архив.

— принцип нормативного оформления.

В основе оформления документа кадровой службы лежит принцип нормативности: создание определенного текста предполагает наличие обязательных реквизитов, перечень которых закреплен законодательно за определенным видом документа.

В связи с рассмотрением данного принципа остановимся на определении понятия «реквизит», как еще одного значимого термина для описания системы кадрового делопроизводства. Данный термин применим в отношении требований к оформлению документов, в том числе и кадровой службы.

Правила оформления документов, входящих в систему кадровой документации определены, как у отмечалось нами ранее, ГОСТом Р 6.30-2003. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской …), глава 2 : система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской …), глава 2 : система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013):

  • 01 — Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 — герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 — код организации;
  • 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  • 07 — код формы документа;
  • 08 — наименование организации;
  • 09 — справочные данные об организации;
  • 10 — наименование вида документа;
  • 11 — дата документа;
  • 12 — регистрационный номер документа;
  • 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 14 — место составления или издания документа;
  • 15 — адресат;
  • 16 — гриф утверждения документа;
  • 17 — резолюция;
  • 18 — заголовок к тексту;
  • 19 — отметка о контроле;
  • 20 — текст документа;
  • 21 — отметка о наличии приложения;
  • 22 — подпись;
  • 23 — гриф согласования документа;
  • 24 — визы согласования документа;
  • 25 — оттиск печати;
  • 26 — отметка о заверении копии;
  • 27 — отметка об исполнителе;
  • 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30 — идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Более подробно оформление кадровой документации и использование реквизитов в составе определенных документов мы рассмотрим в следующем параграфе.

Таким образом, основными понятиями, определяющими функционирование кадровой службы, являются: кадровая документация, кадровое делопроизводство и кадровый документооборот. Данные понятия входят в системы более широких определений, таких как делопроизводство и документооборот в структуре организации, основываются на нормированности базового оборота документов предприятия и особенностях кадровой деятельности.