СВ-Принт

• Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска уменьшает налоги и взносы;
• Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска не уменьшает налоги и взносы.

Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска уменьшает налоги и взносы

Пример

Сотрудник Игнатьев Н.П. принят на работу в ООО «Швейная фабрика» 01.11.2017. 5 марта 2018 г. Игнатьеву Н.П. предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, а с 12 по 25 марта 2018 г. – основной ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Сотрудник Игнатьев Н.П. увольняется по собственному желанию 9 апреля 2018 г. На момент увольнения стаж сотрудника в этой организации, дающий право на ежегодный отпуск, составляет 5 месяцев 9 дней, что по правилам подсчета округляется до 5 месяцев. За 5 месяцев Игнатьеву Н.П. положен ежегодный основной отпуск 11,67 календарных дней (28 календарных дней / 12 месяцев * 5 месяцев). Следовательно, при увольнении необходимо удержать сумму оплаты за 2,33 дня (14 дней – 11,67 дней) отпуска, использованного авансом. Сотрудник написал заявление с просьбой удержать у него из заработной платы всю сумму за использованные, но неотработанные дни отпуска.

Выполняются следующие действия:

1. Настройка расчета зарплаты.
2. Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска.

Настройка расчета зарплаты

В данном примере удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска уменьшает налоги и взносы. Удержание за неотработанный отпуск при увольнении регистрируется как сторно начисление. Настройка производится следующим образом (рис. 1):

1. Раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний.
2. На закладке Удержания в разделе Удержание при увольнении за использованный авансом отпуск регистрируется как установите переключатель в положение Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы.

Рис. 1

В результате этой настройки для удержания сумм оплаты отпускных, начисленных за неотработанные дни отпуска, будут использоваться предопределенные виды начислений (раздел Настройка — Начисления) с назначением Оплата отпуска. Суммы по ним будут отражаться со знаком «минус».

<<- вернуться в начало статьи

Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска при увольнении сотрудника регистрируется с помощью документа Увольнение (раздел Зарплата – Все начисления — кнопка Создать — Увольнение) (рис. 2). Подробнее о заполнении документа смотрите в статье Начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

1. На закладке Компенсации отпуска автоматически указывается значение Удержать за использованный авансом отпуск. В документе на закладке Начисления и удержания — Начисления будет рассчитано и произведено удержание (сторно начисление) за указанное количество дней использованного авансом отпуска в поле за (дни указываются с точностью до двух знаков после запятой, т.е. не округляются). Рабочие годы, за которые были перерасходованы (не использованы) отпуска, также определяются автоматически (используются для формирования печатной формы записки-расчета). В нашем примере необходимо удержать сумму оплаты за 2,33 дня отпуска, использованного авансом. По ссылке с вопросительным знаком Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам сотрудника для контроля корректности расчета остатка и заполнения им документа (в программе ведется учет остатков отпусков).
2. На закладке Условия увольнения в разделах Начислено, Удержано, Средний заработок отражаются результаты расчета документа.

Рис. 2

1. Подробно ознакомиться с результатами расчета можно на закладке Начисления и удержания. Закладка состоит из вложенных закладок, на которых производится расчет зарплаты сотрудника до дня увольнения включительно, а также компенсации или удержания отпуска, выходного пособия, НДФЛ, погашения займов, страховых взносов и прочих удержаний. В нашем примере в документе автоматически произведен расчет начислений (оплата по окладу и удержание за неотработанные дни отпуска со знаком «минус», как сторно начисление), НДФЛ (с этих начислений) и страховых взносов (с этих начислений) (рис. 3).

Рис. 3

1. Подробный расчет начислений можно посмотреть по кнопке Печать – Подробный расчет начислений (рис. 4).

При расчете увольнения сторнируются суммы, начисленные за дни отпуска (авансом). При этом данные суммы рассчитываются с учетом среднего заработка, действующего на момент расчета соответствующего отпуска, а не на дату увольнения. При расчете ранее начисленного отпуска среднедневной заработок составлял 1 365,19 руб. (рис. 4).

Сумма удержания за неотработанные дни отпуска составляет: 1 365,19 руб. * 2,33 дн. = 3 180,89 руб.

Рис. 4

В нашем примере в настройках расчета зарплаты установлено, что удержание за использованные, но неотработанные дни отпуска уменьшает налоги и взносы, поэтому:

1. В документе Увольнение сумма удержания регистрируется со знаком «минус», как сторно начисление (закладка Начисления и удержания — Начисления), с него удерживается НДФЛ (закладка Начисления и удержания — НДФЛ) и на него начисляются страховые взносы (закладка Начисления и удержания — Взносы) (рис. 3).
2. В расчетном листке (раздел Зарплата — Отчеты по зарплате — Расчетный листок) сумма удержания отражается в разделе Начислено как сторно начисление (рис. 5).

Рис. 5

1. При расчете НДФЛ и страховых взносов сумма удержания вычитается из облагаемой базы. При этом следует учитывать, что у сотрудника в месяце удержания суммы оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска может возникнуть отрицательный доход. В связи с этим следует обратить внимание на отчетность по НДФЛ и страховым взносам. Например, отчетность по НДФЛ с отрицательной суммой дохода налоговыми органами не принимается, поэтому необходима ручная корректировка отчетности перед ее сдачей (рис. 6).

Рис. 6

<<- вернуться в начало статьи

Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска не уменьшает налоги и взносы

Пример

Сотрудник Игнатьев Н.П. принят на работу в ООО «Швейная фабрика» 01.11.2017. 5 марта 2018 г. Игнатьеву Н.П. предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, а с 12 по 25 марта 2018 г. – основной ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Сотрудник Игнатьев Н.П. увольняется по собственному желанию 9 апреля 2018 г. На момент увольнения стаж сотрудника в этой организации, дающий право на ежегодный отпуск, составляет 5 месяцев 9 дней, что по правилам подсчета округляется до 5 месяцев. За 5 месяцев Игнатьеву Н.П. положен ежегодный основной отпуск 11,67 календарных дней (28 календарных дней / 12 месяцев * 5 месяцев). Следовательно, при увольнении необходимо удержать сумму оплаты за 2,33 дня (14 дней – 11,67 дней) отпуска, использованного авансом. Сотрудник написал заявление с просьбой удержать у него из заработной платы всю сумму за использованные, но неотработанные дни отпуска.

Выполняются следующие действия:

1. Настройка расчета зарплаты.
2. Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска.

В данном примере удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска – обычное удержание (как, например, удержание алиментов). Соответственно, облагаемая база по НДФЛ и страховым взносам не изменится. Настройка производится следующим образом (рис. 1):

1. Раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний.
2. На закладке Удержания в разделе Удержание при увольнении за использованный авансом отпуск регистрируется как установите переключатель в положение Удержание и не уменьшает налоги и взносы.

Рис. 1

В результате этой настройки виды удержаний сумм оплаты отпускных, начисленных за неотработанные дни отпуска, описываются в плане видов удержаний (раздел Настройка — Удержания) с назначением Удержание за неотработанные дни отпуска. По умолчанию в программе настроен вид удержания за неотработанный основной отпуск (Удержание за неотработанный отпуск (Отпуск основной)). Что касается удержаний за неотработанные дополнительные отпуска, то они будут автоматически созданы и настроены в плане видов удержаний при создании соответствующих видов отпусков в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка — Виды отпусков). Подробнее об этом смотрите в статье Начисление оплаты дополнительного ежегодного отпуска.

<<- вернуться в начало статьи

Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска

Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска при увольнении сотрудника регистрируется с помощью документа Увольнение (раздел Зарплата – Все начисления — кнопка Создать — Увольнение) (рис. 2). Подробнее о заполнении документа смотрите в статье Начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

1. На закладке Компенсации отпуска автоматически указывается значение Удержать за использованный авансом отпуск. В документе на закладке Начисления и удержания — Удержания будет рассчитано и произведено удержание за указанное количество дней использованного авансом отпуска. В поле за автоматически подсчитывается количество неотработанных дней ранее оплаченного отпуска, которые необходимо удержать (дни указываются с точностью до двух знаков после запятой, т.е. не округляются). В нашем примере необходимо удержать сумму оплаты за 2,33 дня отпуска, использованного авансом. Рабочие годы, за которые были перерасходованы (не использованы) отпуска, также определяются автоматически. По ссылке с вопросительным знаком Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам сотрудника для контроля корректности расчета остатка и заполнения им документа (в программе ведется учет остатков отпусков). Обратите внимание, в программе для одного и того же вида отпуска может быть описано несколько разных видов удержаний. Изначально таких видов удержаний создано по одному на каждый вид отпуска и при их расчете они определяются автоматически. Если же в программе было создано несколько удержаний с назначением Удержание за неотработанные дни отпуска с одинаковыми видами отпуска, то в документе можно выбрать требуемый в настоящий момент вид удержания.
2. На закладке Условия увольнения в разделах Начислено, Удержано, Средний заработок отражаются результаты расчета документа.

Рис. 2

1. Подробно ознакомиться с результатами расчета можно на закладке Начисления и удержания. Закладка состоит из вложенных закладок, на которых производится расчет зарплаты сотрудника до дня увольнения включительно, а также компенсации или удержания отпуска, выходного пособия, НДФЛ, погашения займов, страховых взносов и прочих удержаний. В нашем примере в документе автоматически произведен расчет зарплаты (оплата по окладу), удержания за неотработанный основной отпуск (сумма удержания регистрируется со знаком «плюс»), НДФЛ (с оплаты по окладу) и страховых взносов (с оплаты по окладу) (рис. 3).

Рис. 3

1. Чтобы проанализировать результат расчета удержания за неотработанный отпуск, можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка по кнопке Печать – Расчет среднего заработка (рис. 4). Сумма удержания рассчитывается с учетом среднего заработка, действующего на дату увольнения. За расчетный период сотруднику Игнатьеву Н.П. начислен доход, учитываемый при исчислении среднего заработка, на сумму 178 000 руб. Количество дней, принимаемых в расчет среднего заработка, – 132,32.

Среднедневной заработок составляет: 178 000 руб. / 132,32 дн. = 1 345,22 руб.

Сумма удержания составляет: 1 345,22 руб. * 2,33 дн. = 3 134,36 руб. (рис. 3).

Рис. 4

1. Подробный расчет начислений можно посмотреть по кнопке Печать – Подробный расчет начислений (рис. 5).

Рис. 5

В расчетном листке сотрудника (раздел Зарплата — Отчеты по зарплате — Расчетный листок) сумма удержания отражается как обычное удержание в разделе Удержано (рис. 6).

Рис. 6

<<- вернуться в начало статьи

Новый менеджер по продажам отработал у нас всего три месяца и попросил дать ему полный отпуск. У него маленький ребенок, да и план продаж он за время работы даже перевыполнил. В общем, директор его в отпуск отпустил со словами, что таких сотрудников нужно поощрять. Но рано мы радовались. Работник вышел из отпуска и написал заявление об увольнении. Отказать ему, конечно, нельзя, но директор настаивает на удержании с него при увольнении суммы «незаработанных» отпускных. Как в подобных ситуациях можно закрыть «долг»?

Ситуация в самом деле непростая. Но на практике такие истории встречаются достаточно часто. Поэтому давайте посмотрим, что здесь можно предпринять.

Согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше.

В период нахождения в отпуске работник имеет полное право предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию. В этой ситуации время отпуска входит в срок предупреждения об увольнении. Дата увольнения также может приходиться на день отпуска, никаких ограничений на этот счет в законе нет.

Процедура увольнения в таких ситуациях не отличается от общего порядка. Так, работодатель в день увольнения должен произвести с работником полный расчет (если ему причитаются какие-то выплаты). Что касается удержаний из заработной платы, то при увольнении работника до окончания рабочего года работодатель может (но не обязан) удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ), за исключением случаев, когда такое удержание запрещено.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ)

Так, удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы) или п. 1 (ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем), 2 (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя), 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, а также п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

При этом решение об удержании из заработной платы за неотработанные дни отпуска может быть принято работодателем без учета мнения работника по основаниям и размерам такого удержания.

Решение работодателя об удержании с работника соответствующих сумм оформляется, как правило, приказом или распоряжением, составленным также в произвольной текстовой форме на бланке приказа организации (пример).

ВАЖНО!

В случае увольнения работника в порядке перевода в другую организацию работодатель вправе произвести удержание из заработной платы за неотработанные дни отпуска (письмо Роструда от 23.06.2006 № 947-6)

Следует учитывать, что из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 % суммы после вычета налога на доходы физических лиц. Это ограничение касается и удержания отпускных, выплаченных авансом (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»; письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 №22-2-4852).

Поскольку расходы организации, понесенные в связи с предоставлением работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, а также страховые взносы в ПФР, ФСС России, ФФОМС с этих сумм учитываются при расчете налога на прибыль, то доходы в виде удержания за неотработанные дни отпуска из оплаты труда работника в связи с его увольнением, а также излишне начисленные страховые взносы необходимо учесть в составе внереализационных доходов (письмо УФНС по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@).

НЕЛЬЗЯ!

Удержать из причитающихся работнику выплат при увольнении более 20 % после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ)

Приняв решение об удержании переплаты отпускных, работодатель должен не позднее десяти рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан налог на доходы физических лиц, а работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ; далее — НКРФ). Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему.

Если с учетом 20%-го ограничения суммы удержания при увольнении окажется недостаточно для погашения задолженности за неотработанные дни отпуска, возможны следующие варианты действий работодателя.

Вариант 1. Договориться с работником о добровольном возврате переплаченной суммы отпускных путем внесения в кассу или перечисления на расчетный счет организации (письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658).

Если суммы, возвращенные работником добровольно или удержанные в судебном порядке, ранее были учтены организацией в составе расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли, то их следует отразить в качестве внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224).

Вариант 2. Оформить соглашение об отказе взыскания суммы за неотработанные дни отпуска и отказаться взыскивать указанную сумму. Учтите, что в этом случае такие расходы работодатель не сможет учесть для целей налогообложения прибыли как экономически необоснованные (п. 1 ст. 252 НК РФ; письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В то же время сумма прощенного работнику долга по переплате отпускных не будет облагаться страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, если прощение долга вы оформите как договор дарения. Основанием тому служат:

• ч. 1 и 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ);
• письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19. Однако, на наш взгляд, не стоит рисковать, оформляя прощение долга по переплате отпускных договором дарения, — подарить и сэкономить на взносах вряд ли получится! Учитывая, что в случае переплаты отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно, т. е. база по взносам была завышена в периоде выплаты отпускных, то проверяющие, скорее всего, не согласятся с вашими корректировками в периоде увольнения на основании договора дарения (письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19).

Вариант 3. Документально не оформлять прощение долга, но и с работника ничего не взыскивать, а по истечении трех лет списать непогашенный долг как безнадежный (ст. 196, п. 1 ст. 1102 Гражданского кодекса РФ; далее — ГК РФ). Это избавит организацию от каких-либо корректировок в учете и отчетности в периоде увольнения работника. Однако списать образовавшуюся в этом случае дебиторскую задолженность по зарплате (за неотработанные дни отпуска) после истечения срока исковой давности и учесть ее в составе внереализационных расходов при расчете налога на прибыль работодатель не сможет. Ведь расходы на оплачиваемый отпуск, начисленные согласно ТК РФ, были приняты ранее к учету в качестве расходов на оплату труда, поэтому повторно данные расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности по зарплате за неотработанные дни отпуска в силу ст. 252 НК РФ не учитываются (письмо Минфина России от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799). Преимуществом является то, что в этом случае с работника не придется удерживать НДФЛ.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

…при оформлении договора дарения не исключены споры с проверяющими лицами из фондов. И вот почему.

В случае прекращения обязательства по погашению задолженности за неотработанные дни отпуска сумма долга, не возвращенного работником, скорее всего, будет квалифицирована проверяющими из фондов как выплата, произведенная в пользу работника в рамках его трудовых отношений с компанией, подлежащая обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»; письма Минздравсоцразвития России от 21.05.2010 № 1283-19, от 17.05.2010 № 1212-19). Ведь в данной ситуации установить причинно-следственную связь между фактом выплаты и трудовыми отношениями не составит труда (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19, от 16.03.2010 № 589-19). Хотя прощение долга работнику, оформленное договором дарения, не относится к отношениям, установленным трудовым договором, однако долг прощается компанией именно в силу того, что работодатель принимает во внимание сложившиеся трудовые отношения.

Варианты закрытия «долга» работника по переплате отпускных при его увольнении

Вариант 4. Обратиться в суд по вопросу взыскания неотработанных отпускных в порядке гражданского судопроизводства (ст. 391 ТК РФ, ст. 1102 и 1109 ГК РФ; письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658).

Здесь нужно сказать, что судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Отметим, что некоторые суды не поддерживают работодателя в этом вопросе (определение Судебной коллегии по гражданским делам Омского областного суда от 17.02.2010 № 33-949/201).

Резюме

Работодатель может удержать сумму переплаченных отпускных из выплат, полагающихся работнику при увольнении, если размер удержания не превышае т 20 % выплаченных сумм.

В то же время встречаются отдельные судебные решения и в пользу работодателя (определение Московского городского суда от 08.12.2010 № 44г-111/2010).

Таким образом, чтобы закрыть «долг» работника по переплате отпускных при увольнении, работодатель может выбрать несколько вариантов (таблица).

ПРИМЕР

Приказ об удержании из заработной платы задолженности за неотработанные дни отпуска (фрагмент)

Подписаться на журнал «Всё для кадровика»

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 14.01.2013, Год: 2013, Номер: №2
Орлова Елена Васильевна

Отпуск отгулян авансом: перерасчет в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ при увольнении

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 декабря 2017 г.

Содержание журнала № 1 за 2018 г.Е.А. Шаронова,
ведущий эксперт Есть работодатели, которые идут навстречу работникам и предоставляют им отпуск авансом. Однако если потом работник увольняется, не заработав отпуск, приходится делать перерасчет отпускных. И не всегда возможно всю сумму за неотработанные дни удержать из «увольнительных» доходов. ФНС выпустила Письмо о том, как отразить перерасчет в справке 2-НДФЛ. Но в Письме не все однозначно.

Немного теории о неотработанном отпуске

Если работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом, то возможность удержать отпускные за неотработанные дни естьст. 137 ТК РФ. Но не во всех случаях и не всегда в полной сумме.

Внимание

В некоторых случаях, прямо перечисленных в ТК РФ, удерживать отпускные за неотработанные дни отпуска нельзя. Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением численности или штата организациип. 2 ч. 1 ст. 81, ст. 137 ТК РФ. НДФЛ и взносы с отпускных в этих ситуациях корректировать не нужно.

Руководитель должен издать приказ (распоряжение) об удержании неотработанных отпускных из выплат, причитающихся работнику при окончательном расчете. Причем согласия работника на такое удержание не требуетсяст. 137 ТК РФ. Просто нужно ознакомить его под роспись с приказом об удержании.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти:

раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Однако Трудовым кодексом установлено ограничение: в общем случае удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику при окончательном расчете суммы на руки, то есть за вычетом НДФЛст. 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852. И если долг укладывается в это ограничение, никаких проблем нет.

А вот если долг по отпускным превышает указанный предел, организация не имеет права удерживать сумму превышения. Тогда можно:

•или попросить работника погасить долг добровольно. Для этого он должен написать заявление о том, что согласен на удержание всего долга за неотработанные дни отпуска из суммы, выплачиваемой ему при окончательном расчете. Как указал Роструд, при наличии такого заявления речь идет уже не об удержании, а о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платойПисьмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1;

•или договориться с работником о добровольном возврате в кассу организации переплаченной суммы отпускных.

Предупреждаем руководителя

Если работник отказывается вернуть долг добровольно, взыскать его через суд невозможно. Верховный суд РФ неоднократно указывал, что в законодательстве нет оснований для судебного взыскания с работника, использовавшего отпуск авансом, задолженности за неотработанные дни отпуска, если работодатель при расчете не смог произвести удержание из-за недостаточности причитающихся при увольнении суммОпределения ВС от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 25.10.2013 № 69-КГ13-6.

Заполняем 2-НДФЛ при перерасчете отпускных в текущем году

В указанном Письме ФНС рассматривается порядок заполнения 2-НДФЛ в случае перерасчета отпускных за неотработанные дни отпуска и их удержания из доходов работника при его увольненииПисьмо ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479 (п. 1). Вначале там говорится, что в форме 2-НДФЛ доходы в виде отпускных отражаются в тех месяцах налогового периода, в которых они были фактически выплачены. А далее сказано, что по итогам года справка 2-НДФЛ заполняется с учетом уточнения произведенных налоговых обязательств.

Однако из этих формулировок все-таки непонятно, как нужно отражать доходы в справке 2-НДФЛ в результате перерасчета.

Как рассчитать сумму неотработанных отпускных, читайте:

2011, № 17, с. 56

Вариант 1. В месяце выплаты отпускных по коду 2012 следует показать уже пересчитанную сумму отпускных, то есть ту, что приходится на отработанные дни (а не изначально начисленную). А в месяце увольнения по коду 2000 указать начисленную зарплату в полной сумме (без учета перерасчета отпускных).

Вариант 2. В месяце выплаты отпускных по коду 2012 надо отразить изначально начисленные отпускные, а в месяце увольнения по коду 2000 — начисленную зарплату за минусом суммы неотработанных отпускных.

Какой вариант применять, нам пояснил специалист ФНС.

Отражение в 2-НДФЛ пересчитанных отпускных

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Форму 2-НДФЛ налоговый агент заполняет на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учетаразд. I Порядка заполнения формы, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. В этих регистрах отражаются и все перерасчеты. Если перерасчет сумм отпускных и выплачиваемой сотруднику заработной платы в связи с его увольнением произведен в течение одного налогового периода, в справке 2-НДФЛ следует отразить доходы уже с учетом такого перерасчета. Полагаю, что при заполнении формы 2-НДФЛ следует придерживаться варианта 1.

Пример. Заполнение 2-НДФЛ при перерасчете отпускных

Условие. Работнику в июне были начислены отпускные в сумме 20 000 руб. НДФЛ с них — 2600 руб. (20 000 руб. х 13%). На руки работнику 29 июня было выплачено 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.).

13 октября 2017 г. работник увольняется. При окончательном расчете ему начислена зарплата 25 000 руб., НДФЛ с нее — 3250 руб. Зарплата к выплате — 21 750 руб. (25 000 руб. – 3250 руб.).

Однако отпуск работнику частично был предоставлен авансом. Начисленные отпускные за неотработанные дни — 10 000 руб., а НДФЛ с них — 1300 руб. Работнику были излишне выплачены отпускные в размере 8700 руб. (10 000 руб. – 1300 руб.). Он согласился погасить весь долг (8700 руб.) и написал заявление об удержании суммы за неотработанные дни отпуска из последней зарплаты.

Таким образом, при увольнении работник получит на руки 13 050 руб. (25 000 руб. – 3250 руб. – 8700 руб.).

Поскольку исчисление НДФЛ производится на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала года применительно ко всем доходам работника, то в октябре начисленную зарплату надо уменьшить на излишне начисленные отпускные. После перерасчета начисленный доход работника в октябре составил 15 000 руб. (25 000 руб. – 10 000 руб.). А НДФЛ с этой суммы — 1950 руб. (15 000 руб. х 13%). То есть фактически НДФЛ в сумме 1300 руб., удержанный в июне с отпускных, которые, как выяснилось в октябре, были выплачены авансом, зачтен в счет НДФЛ, исчисленного с зарплаты при увольнении работника (3250 руб. – 1300 руб.).

Для наглядности, заполняя справку 2-НДФЛ по этому работнику, предположим, что других доходов за 2017 г. у него не было.

Решение. По мнению ФНС, в разделах 3 и 5 справки 2-НДФЛ за 2017 г. отпускные, зарплату и налог с них надо отразить так.

3. Доходы, облагаемые по ставке 13 %

Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета
06	2012	10 000		0
10	2000	25 000		0

…

5. Общие суммы дохода и налога

Общая сумма дохода	35 000	Сумма налога удержанная	4 550
Налоговая база	35 000	Сумма налога перечисленная	4 550
Сумма налога исчисленная	4 550	Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом	0
Сумма фиксированных авансовых платежей	0	Сумма налога, не удержанная налоговым агентом	0

Ранее ФНС и Минфин разъясняли, что если работник вернул работодателю всю сумму излишне выплаченных отпускных, то она уже не является его доходом. А НДФЛ, удержанный и перечисленный в бюджет с этого дохода, является излишне уплаченной налоговым агентом суммойПисьмо Минфина от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 (доведено до нижестоящих органов для использования Письмом ФНС от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@). То есть переплатой по НДФЛ работодателя, а не излишне удержанным налогом у физлица. В нашем примере переплата у организации — 1300 руб.

Если работник не согласен погасить долг добровольно, тогда возвращенной им суммой отпускных признается лишь та, которую вы можете удержать из его зарплаты при увольнении по нормам ТК.

Как вернуть переплату по НДФЛ

В октябрьском Письме налоговая служба упомянула, что удержание из дохода работника излишне выплаченных отпускных влечет возврат налоговому агенту перечисленной в бюджет суммы налога «в порядке, установленном ст. 78 НК РФ»Письмо ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479 (п. 1).

Но ведь ст. 78 НК предусмотрен и зачет налога в счет предстоящих платежей по нему. В связи с этим мы попросили специалиста ФНС пояснить, означает ли это, что организация обязательно должна подавать в ИФНС заявление именно о возврате излишне перечисленного НДФЛ. Если взять условия нашего примера, то получается, что в октябре надо сначала перечислить в бюджет НДФЛ в размере 3250 руб., поскольку у этого работника нет излишне удержанного НДФЛ. А потом возвращать излишне перечисленный налог 1300 руб. Или же НДФЛ можно сразу зачесть, перечислив в бюджет в октябре налог 1950 руб. (за вычетом переплаты 1300 руб.)?

Возврат переплаты по НДФЛ

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Действительно, ст. 78 НК РФ предусмотрена возможность как возврата, так и зачета излишне уплаченного налога. ФНС в Письме от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@ разъяснила, что перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму фактически удержанного из доходов физлиц НДФЛ, не является уплатой НДФЛ. Эту сумму налоговый агент может:

•либо вернуть на расчетный счет;

•либо зачесть в счет погашения задолженности по НДФЛ налогового агента, а также в счет будущих платежей по иным федеральным налогам.

В связи с этим полагаю, что в рассматриваемом случае налоговый агент не вправе перечислить в бюджет в октябре сумму НДФЛ, уменьшенную на сумму переплаты.

То есть имеющуюся в бюджете переплату можно зачесть только в счет недоимки по НДФЛ, а вот в счет текущих платежей по этому налогу — нельзя. И для проведения зачета или возврата нужно подать в ИФНС заявлениепп. 5, 14 ст. 78 НК РФ.

Если все же в октябре вы перечислите в бюджет сумму за вычетом переплаты (в нашем примере 1950 руб.), проблем быть не должно. Ведь вы исчислили НДФЛ так, как предписывает НК — с зачетом ранее удержанных сумм, и ничего не нарушили.

Отражаем в 6-НДФЛ перерасчет отпускных в текущем году

Ранее ФНС разъясняла, что при перерасчете отпускных в текущем календарном году не нужно подавать уточненные расчеты 6-НДФЛ. А все перерасчеты нужно сделать в текущем периодеПисьма ФНС от 13.10.2016 № БС-4-11/19483@, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248 (в нашем примере — в октябре).

О том, как заполнять 6-НДФЛ при перерасчете отпускных, читайте:

2016, № 23, с. 4; 2016, № 14, с. 23

Однако, как мы убедились, при заполнении справки 2-НДФЛ этот принцип не работает. В ней как раз корректируется доход в месяце получения (в нашем примере — в июне), а не в месяце перерасчета (в нашем примере — в октябре). А раз так, тогда при сравнении двух форм отчетности помесячные доходы и НДФЛ, указанные в расчете 6-НДФЛ (в разделе 2), не будут стыковаться с помесячными доходами и налогом в справках 2-НДФЛ по всем работникам. Узнаем мнение специалиста ФНС по этому вопросу.

Порядок сверки 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Утвержденные ФНС контрольные соотношения предполагают сопоставление сведений, содержащихся в годовом расчете 6-НДФЛ, с показателями формы 2-НДФЛПисьмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. Поэтому при заполнении справки 2-НДФЛ согласно варианту 1 расхождений между формами 2-НДФЛ и годовым расчетом 6-НДФЛ не будет.

С одной стороны, получается, что перерасчет отпускных можно отразить в 6-НДФЛ в периоде увольнения, то есть в IV квартале 2017 г. Тогда и в разделе 1, и в разделе 2 расчета 6-НДФЛ нужно отразить не изначально начисленную зарплату, а доход, получившийся после перерасчета. Применительно к нашему примеру это зарплата за вычетом начисленных неотработанных отпускных в размере 15 000 руб. (25 000 руб. – 10 000 руб.). А исчисленный с нее НДФЛ — 1950 руб. (15 000 руб. х 13%). И именно эту сумму и нужно перечислить в бюджет.

То есть при отражении перерасчета отпускных в текущем периоде (в месяце увольнения) мы исходим из того, что ранее (в июне) из доходов работника удержали НДФЛ излишне, а теперь зачитываем его в счет перечисления текущего НДФЛ (за октябрь).

С другой стороны, если заполнить расчет 6-НДФЛ таким образом, тогда в бюджете не возникнет ошибочно уплаченной налоговым агентом суммы, которую нужно вернуть. Ведь применительно к нашему примеру в расчете 6-НДФЛ за полугодие как были сумма отпускных 20 000 руб. и удержанный с нее налог 2600 руб., так они там и останутся. И в ИФНС в карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ у организации налог в сумме 2600 руб. будет числиться и как исчисленный, и как уплаченный. А после представления расчета 6-НДФЛ за год налог в размере 1950 руб. в карточке появится и как исчисленный, и как перечисленный.

Получается, что и возвращать из бюджета нечего, поскольку мы сами себе зачли ранее удержанный НДФЛ в счет текущих платежей. А это не согласуется с тем, что разъяснено в октябрьском Письме ФНС про возврат налога.

Хотя, в общем-то, все сделано правильно. Ведь суммы годового дохода и налога в расчете 6-НДФЛ будут такие же, как и в справке 2-НДФЛ, и в налоговом регистре по НДФЛ по этому работнику, — 35 000 руб. и 4550 руб. (35 000 руб. х 13%). Разница лишь в том, что помесячные суммы доходов и налога в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ совпадать не будут. Однако претензий со стороны инспекторов быть не должно, поскольку обе формы отчетности заполнены с учетом рекомендаций ФНС.

Но если вы хотите, чтобы помесячные доходы и налоги в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ сходились, то можете подать уточненный 6-НДФЛ за полугодие.

И указать в нем правильные суммы отпускных (10 000 руб. вместо 20 000 руб.) и НДФЛ (1300 руб. вместо 2600 руб.). Тогда и возникнет переплата некой ошибочной суммы, которую налоговый агент может вернуть из бюджета.

Если работник увольняется, до этого отгуляв отпуск авансом, бухгалтер получает целый клубок проблем

Кроме того, при перерасчете отпускных без подачи уточненного расчета 6-НДФЛ точно не обойтись, если в месяце увольнения начисленные доходы не покрывают сумму долга (при условии что работник согласен погасить ее полностью). Немного изменим условия предыдущего примера. Допустим, что отпускные за неотработанные дни остались такие же — 10 000 руб. А при увольнении работнику начислили зарплату 6000 руб. Так вот если работник согласится погасить часть долга из зарплаты, а остаток в сумме 3480 руб. (4000 руб. за вычетом 13%) внести в кассу, то после удержания суммы 5220 руб. (6000 руб. за вычетом 13%) в месяце увольнения получится нулевой доход. А отсторнированные отпускные в сумме 4000 руб. фигурировать в расчете не будут.

И в этой ситуации корректно заполнить расчет 6-НДФЛ за отчетный период, в котором делали перерасчет, не получится. Поэтому и возникает необходимость подать уточненный расчет 6-НДФЛ за тот период, в котором были выплачены отпускные (в нашем примере — за полугодие). И отразить в нем в разделе 1 и в разделе 2 уже пересчитанную сумму отпускных и исчисленный с нее налог.

Поскольку раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, то придется подать уточненку и за 9 месяцев. Тогда расчет 6-НДФЛ за год можно будет заполнить без проблем. В нем нужно в разделах 1 и 2 отразить начисленную при увольнении зарплату (6000 руб.) и исчисленный и удержанный с нее НДФЛ (780 руб.).

Как в НДФЛ-отчетности показать перерасчет отпускных за прошлый год

А как быть, если работник отгулял отпуск авансом в одном календарном году, а увольняется в другом? Различается ли порядок заполнения справки 2-НДФЛ в зависимости от того, когда увольняется работник — до момента представления на него справки за 2017 г. в ИФНС или после? Например, работник отгулял отпуск в ноябре 2017 г., а увольняется в феврале 2018 г. и справка на него в ИФНС еще не сдана. Или другой пример: отпуск отгулян в ноябре 2017 г., а увольняется работник в апреле 2018 г., когда справка на него за 2017 г. уже сдана в ИФНС.

Заполнение 2-НДФЛ и 6-НДФЛ при пересчете отпускных в другом календарном году

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Да, порядок будет разный.

Если форма 2-НДФЛ за 2017 г. на работника, который увольняется в 2018 г., еще не представлена в ИФНС, тогда в ней отражаются уже пересчитанные суммы отпускных и НДФЛ. Также итоговые суммы доходов и налога с учетом произведенного перерасчета нужно отразить в расчете 6-НДФЛ за 2017 г.Письма ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@ (вопрос 8), от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@ (п. 2)

Если же работник увольняется в апреле 2018 г. уже после сдачи на него в ИФНС справки 2-НДФЛ за 2017 г., тогда нужно представить:

•корректирующую справку 2-НДФЛ за 2017 г., отразив в ней пересчитанные суммы отпускных и НДФЛразд. I, II Порядка заполнения формы, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

•уточненный расчет 6-НДФЛ за 2017 г., в котором следует отразить итоговые суммы доходов и налога с учетом перерасчетаПисьмо ФНС от 21.09.2016 № БС-4-11/17756@.

При таком заполнении форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ данные о доходах и исчисленном и удержанном налоге за 2017 г. будут совпадать. То есть будут выполняться контрольные соотношения по проверке этих формПисьмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.

* * *

Если работник отказался возвращать долг за неотработанные дни отпуска сверх 20%-й суммы, которую вы смогли удержать по ТК, тогда с оставшейся суммы долга пересчитывать НДФЛ не придется. Ведь непогашенная сумма долга является доходом, который работник раньше получил в виде отпускных. И ранее с нее правомерно был удержан НДФЛ.

Удержания из зарплаты при увольнении: ограничения и правильные расчеты

С удержаниями при увольнении нередко возникают сложности. Вот только один из примеров: сотруднику начислили отпускные, но отпуск был предоставлен авансом, дни, которые нужно было отработать, он не отработал, а уже увольняется. Как поступить в таком случае?

Обязать сотрудника доработать пропущенные дни и не увольняться вы не можете. А бухгалтеру важно знать, как в таком случае правильно удерживать денежные средства и в каком размере, что можно удерживать и что нельзя, как быть с налогами и НДФЛ.

Когда удержание из зарплаты запрещено

В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении из зарплаты сотрудника можно удержать излишне выплаченные отпускные, при этом работодателю не нужно ни его письменное, ни устное согласие. Если это неотработанные дни отпуска, у работодателя есть право произвести удержание.

В то же время в законодательстве прописано несколько оснований, когда удержание невозможно, даже если сотрудник не отработал дни отпуска:

1. Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При расторжении трудового договора по этому основанию работодатель не имеет права удерживать неотработанные дни отпуска.
2. В случае ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
3. В ситуации сокращения численности штата (п. 2 ч. 1 ст.81 ТК РФ).
4. При смене собственника имущества организации — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главбуха (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
5. В случае призыва работника на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ).
6. При восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ).

Чрезвычайные обстоятельства возникают при следующих основаниях:

• если работник признан полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
• в случае смерти работника либо работодателя — физического лица, а также в случае признания судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
• при наступлении чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Ограничения по величине удержания

Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний по инициативе работодателя при каждой выплате зарплаты не может выходить за рамки 20 %. Это касается удержаний неотработанного аванса в счет зарплаты — только 20 %.

Если одновременно с удержаниями по инициативе работодателя производятся еще и удержания по исполнительным документам, то в этом случае общая сумма не может превышать 50 %.

Но есть ряд ситуаций, когда ограничения в 20 % и 50 % не действуют, а размер удержаний может увеличиться и до 70 % – например, при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, при возмещении вреда, причиненного работником здоровью другого лица, при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца и др.

Как рассчитывать неотработанные дни отпуска

В данном случае следует придерживаться алгоритма из трех действий.

1. Определите количество полных месяцев, остающихся до конца рабочего года, в счет которого отпуск был использован авансом.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает с началом рабочего года (не следует его путать с календарным годом). Так, если работника принимают на работу 1 октября 2019 года, то его рабочий год — с 1 октября 2019 года по 30 сентября 2020 года.

Например, если работник отработал три месяца — октябрь, ноябрь, декабрь, а в январе увольняется, нужно посмотреть, сколько полных месяцев остается до конца рабочего года (в данном случае — до октября 2020 года).

По излишкам действуют четкие правила:

• Если излишки составляют менее половины месяца, то есть менее 15 дней, то они из расчета исключаются;
• Если излишки составляют более половины месяца, то есть более 15 дней, то они округляются до целого месяца.

1. Определите количество дней неотработанного отпуска.

Количество календарных дней, приходящихся на один месяц рабочего года, нужно умножить на количество месяцев, остающихся до конца рабочего года на момент увольнения.

1. Определите размер отпускных, подлежащих удержанию.

Средний дневной заработок, исходя из которого были оплачены использованные авансом дни отпуска, умножьте на количество дней неотработанного отпуска.

Пример расчета

Допустим, сотрудник решил уволиться, но до конца рабочего года, в счет которого он использовал отпуск авансом, остается 2 месяца 20 дней.

Отпускные были рассчитаны, исходя из среднего дневного заработка в размере 500 руб.

Количество дней неотработанного отпуска определяется таким образом:

(28 дней/12 месяцев) * 3 месяца (округлили 20 дней до месяца) = 6,99 календарных дня

Сумма к удержанию составляет: 500 * 6,99 = 3 494 руб.

Нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска. По дебету будут затратные счета — 20, 23,25,26 на сумму отпускных которые невозможно удержать, по кредиту — 70 и сторнировочная запись — нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — вам останется только подтвердить суммы. Расчет больничных и отпусков всего за несколько минут.

Попробовать

Если работодатель не может удержать (проводки)

Важно помнить об очередности удержания: сначала удерживается НДФЛ, потом алименты, а дальнейшие удержания производятся по инициативе работодателя.

На сумму отпускных, которую невозможно удержать, нужно сделать сторнировочную запись. И эти суммы мы относим на «Прочие расходы» организации (Дебет 91.2 Кредит 70).

Корректировка исчисленного и удержанного из доходов работника НДФЛ и страховых взносов в данной ситуации не потребуется.

Если работодатель может удержать (проводки)

Вам нужно сделать сторнировочную запись на сумму отпускных, которые можете удержать (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70).

Также вам следует показать сторнировочной записью НДФЛ (Дебет 70 кредит 68).

Кроме того, вам нужно сторнировать сумму страховых взносов (Дебет 20, 23, 25, 26, Кредит 69).

В п. 3 ст. 266 НК РФ содержатся разъяснения по НДФЛ. Исчисление сумм налогов производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Разберемся на примере, что это значит.

Допустим, работник увольняется 14 октября. При увольнении бухгалтеру нужно удержать из его зарплаты 5 000 руб. – сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работнику начислено за отработанные дни в октябре 15 000 руб.

Несложно заметить, что сумма к удержанию в размере 5 000 руб. превышает установленный трудовым законодательством лимит в 20 %. При этом работник согласился написать заявление на удержание излишне выплаченных отпускных. В этом случае бухгалтер должен удержать всю сумму.

Действия по НДФЛ и страховым взносам при удержании неотработанного аванса

Здесь алгоритм многоступенчатый, но довольно понятный.

Во-первых, бухгалтер делает сторнировочные записи в бухучете на сумму излишне выплаченных отпускных.

В нашем примере 5 000 руб. – сторнирована излишне выплаченная сумма отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70 (сторно)).

Кроме того, бухгалтер сторнирует сумму НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68 (сторно)).

5 000 * 13 % = 650 руб.

Также ему нужно сторнировать сумму страховых взносов, которую уплатили из отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69 (сторно)).

5 000 * 30,2 % (взнос в ПФР, на ОПС, ОСС, на травматизм) = 1 510 руб.

Во-вторых, бухгалтер осуществляет начисление зарплаты, отражает это в бухучете.

Если сотрудник увольняется 14 октября, то проводку нужно сделать в этот же день — Дебет 20,23,25,26 Кредит 70.

В итоге сотруднику, покидающему компанию, начисляется 15 000 руб.

В-третьих, бухгалтер отражает удержанный НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68).

5 000 * 13% = 1 950 руб.

В-четвертых, он начисляет страховые взносы (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69).

15 000 * 30,2 % = 4 530 руб.

В-пятых, определяет зарплату к выплате при увольнении (Дебет 70 Кредит 50,51).

(15 000 — 1 950) – (5 000 — 650) = 8 700 руб.

То есть из 15 000 руб. вычитывается НДФЛ. Из 5 000 руб., которые удерживаются с работника, также вычитывается НДФЛ. В результате получается к выплате сумма в размере 8 700 руб.

В-шестых, определяется сумма НДФЛ, которая перечисляется в бюджет.

При получении заявления об увольнении задача бухгалтера состоит в том, чтобы произвести с работником окончательный расчет в последний день его работы. Но нередко возникают ситуации, когда работодатель предоставляет работнику отпуск авансом за неотработанные дни или оплачивает обучение сотрудника. Кроме того, за работником может числиться долг по возмещению материального ущерба. Вправе ли работодатель удержать перечисленные затраты при увольнении работника? В каком размере допустимо сделать это? Какие ошибки чаще всего совершают работодатели при удержании указанных средств? Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Когда можно, а когда нельзя удержать неотработанные дни отпуска из зарплаты

О возможности удержания при увольнении излишне выплаченных отпускных сказано в абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Согласно данной норме при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, отпускные за неотработанные дни отпуска могут быть удержаны. 📌 Реклама Отключить

Таким образом, в большинстве случаев это возможно. Но законодатель предусматривает ряд исключений. Удержания не производятся, если работник увольняется на следующих основаниях:

• отказ от перевода на другую работу в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части 3 и 4 ст. 73 настоящего кодекса) — п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;
• ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП — п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
• сокращение численности или штата работников организации, ИП — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
• смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) — п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
• призыв на военную службу или направление работника на альтернативную гражданскую службу — п. 1 ст. 83 ТК РФ;
• восстановление работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению ГИТ или суда — п. 2 ст. 83 ТК РФ;
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ — п. 5 ст. 83 ТК РФ;
• смерть работника либо работодателя-ИП, а также признание судом работника либо работодателя-физлица умершим или безвестно отсутствующим — п. 6 ст. 83 ТК РФ;
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и др.), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации — п. 7 ст. 83 ТК РФ.

Примечание редакции:

Прежде чем произвести с сотрудником окончательный расчет, необходимо проверить, есть ли у него неотработанные дни отпуска. При их наличии работодатель вправе произвести удержание из его заработной платы. 📌 Реклама Отключить

В каком размере можно удержать выплаченные авансом отпускные

Минтруд РФ разъяснил порядок удержания из зарплаты работника излишне выплаченных отпускных в случае, если он увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск.

Ведомство отметило, что удержания такого рода являются правом, а не обязанностью работодателя, и относятся к его усмотрению.

В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Таким образом, если сумма отпускных не превышает это ограничение, то в большинстве случаев ее можно удержать. Письмо Минтруда РФ от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142 📌 Реклама Отключить

Из каких выплат нельзя удерживать отпускные при увольнении

Часть 4 статьи 138 Трудового кодекса не позволяет удержания из выплат, на которые в соответствии с Законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» не обращается взыскание. Согласно пункту 8 ч. 1 ст. 101 этого закона работодателю запрещено производить удержание из следующих полагающихся работнику выплат:

1. в счет возмещения вреда;
2. в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность;
3. в связи с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику;
4. выданных организацией в связи:

• с рождением ребенка;
• с регистрацией брака;
• со смертью родных.

Взыскать излишне выплаченные отпускные в судебном порядке не получится

Отдел МВД Амурской области подал в суд на свою бывшую сотрудницу-психолога о возмещении 38 тыс. рублей ущерба. Увольняясь, женщина не отработала 27 календарных дней уже использованного ею отпуска. В связи с отсутствием у психолога при увольнении причитающихся к выплате средств, а также с невыплатой ею задолженности в добровольном порядке, ГУМВД просило суд взыскать нанесенный ему ущерб. И суд просьбу удовлетворил. Апелляция оставила решение в силе. Но Верховный Суд РФ решил иначе. 📌 Реклама Отключить

По мнению высшей инстанции, прав на взыскание этих сумм у работодателя нет. Причина — в действующем законодательстве нет оснований для взыскания задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель при увольнении не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска из причитающихся работнику сумм вследствие их недостаточности.

Таким образом, если для удержания отпускных денежных средств, выплачиваемых при увольнении, не хватает, можно предложить работнику погасить задолженность добровольно, поскольку взыскать с него задолженность в судебном порядке не удастся. Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 05.02.2018 № 59-КГ17-19 📌 Реклама Отключить

Уважительные и неуважительные причины досрочного увольнения устанавливает работодатель

Возможность взыскания расходов на обучение сотрудников прописана в ст. 249 Трудового кодекса: «В случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателя, работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено трудовым договором или соглашением об обучении». Законодатель не указал, какие именно причины можно считать уважительными.

Рекомендации на этот счет дает Роструд в письме от 18.10.2013 № 852-6-1. Ведомство предлагает во избежание возможных споров уважительные причины для увольнения прописывать непосредственно в соглашении об обучении. В противном случае взыскание может быть произведено в порядке ст. 248 ТК РФ, то есть в размере, не превышающем средний месячный заработок сотрудника.

Поэтому в целях уклонения от разногласий и споров с работником следует перечислить, какие именно причины можно считать уважительными. 📌 Реклама Отключить

Работник не получил новую специальность, а лишь повысил квалификацию — взыскать расходы можно

ООО обратилось в суд с иском к бывшему сотруднику о возмещении затрат, понесенных на его обучение.

Условия о компенсации расходов на обучение были закреплены в дополнительном соглашении к трудовому договору. Не отработав указанный в соглашении срок, работник уволился. В тот же день общество отправило в адрес бывшего работника уведомление о размере расходов, понесенных на организацию и проведение его обучения, и о необходимости компенсировать работодателю указанные расходы в сумме 64 тыс. рублей. Расходы работник не возместил.

Суды первой инстанции и апелляция обществу отказали, ссылаясь на два довода:

• между сторонами по делу ученический договор не заключался;
• после прохождения обучения работник не получил новую специальность, которая позволила бы ему выполнять новый вид профессиональной деятельности, а лишь повысил свою квалификацию в рамках уже имеющейся профессии. Поэтому понесенные работодателем затраты не относятся к расходам, которые могут быть взысканы с работника.

Однако Верховный Суд с коллегами не согласился и указал: 📌 Реклама Отключить

• между работодателем и работником могут заключаться как ученический договор, так и иные договоры об обучении, то есть ученический договор является не единственным видом заключаемых между работником и работодателем договоров об обучении;
• обязанность работника по возмещению работодателю затрат на обучение не зависит от получения им новой специальности или квалификации.

Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 17.04.2017 № 16-КГ17-3 Верховный Суд пришел к двум важным выводам. Первый — закрепить условия об обучении допускается не только в ученическом, но и в трудовом договоре. Второй — взыскать расходы на обучение можно, даже если работник не получил новую специальность. 📌 Реклама Отключить

Взыскать расходы не получится, если работодатель нарушил условия ученического договора

Пример, когда суд не удовлетворил требования работодателя по взысканию с работника расходов на обучение.

Между работодателем — ОАО «РЖД», электромехаником ОАО и вузом — Уральским госуниверситетом был заключен договор о целевой подготовке специалиста по специальности «Электрический транспорт». Расходы на обучение общество взяло на себя. Отдельное положение данного договора предусматривало, что истец (ОАО) обязался принять ответчика (студента) после окончания учебного заведения по специальности на должность, соответствующую уровню его образования, заключив с ним трудовой договор с условием отработать не менее пяти лет. Сотрудник успешно закончил обучение и получил диплом. Не отработав пяти положенных по договору лет, работник уволился по собственному желанию. Затраты истца ОАО «Российские железные дороги» на обучение составили 116 тыс. рублей, на выплату стипендии ответчику в период обучения истцом потрачено 186 тыс. рублей. Согласно условиям договора период обязательной отработки по договору составляет 1 825 дней, из которых не отработано 723 дня, исходя из чего сумма задолженности, заявленная истцом ко взысканию, составила 46 тыс. рублей. Однако суд отказал во взыскании. Дело в том, что работодатель нарушил положение своего же локального акта, поскольку после окончания обучения не предоставил сотруднику работу, соответствующую его новой квалификации. В такой ситуации взыскать расходы на обучение не удастся.

📌 Реклама Отключить

Аппеляционнае определение Свердловского областного суда от 18.05.2018 № 33-8861/2018

Стоимость проезда к месту обучения взыскать нельзя

Работница ОАО «Сургутнефтегаз» прошла обучение в Москве. Не выполнив условия ученического договора об отработке трех лет после обучения, женщина написала заявление об увольнении. Против удержания из ее зарплаты 356 тыс. рублей, потраченных работодателем на обучение, работница не возражала. Но помимо расходов на обучение общество потребовало возмещения и командировочных расходов в размере 779 тыс. рублей. Возмещать средства добровольно бывшая сотрудница отказалась. ОАО обратилось в суд. Городской суд общество не поддержал. Апелляционная инстанция присудила взыскать с работницы заявленную сумму командировочных. 📌 Реклама Отключить

Но Верховный Суд решение отменил. Причина — командировочные расходы являются самостоятельной группой затрат и относятся к компенсациям, предоставляемым работнику за счет средств работодателя в целях возмещения затрат, связанных с исполнением им трудовых и иных обязанностей, в том числе обязанности по профессиональному обучению или дополнительному профессиональному образованию. К числу таких затрат, которые работодатель обязан возмещать работнику при направлении его в служебную командировку для профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования, относятся расходы:

• на проезд к месту обучения и обратно;
• найм жилого помещения;
• суточные.

Ранее в судебной практике был иной подход, например, в Апелляционном определении Саратовского областного суда от 29.03.2018 № 33-1779/2018 суд указал, что список расходов на обучение сотрудника законодательно не закреплен. Поэтому работодатель может включать в него любые затраты, в том числе и командировочные. Главное, чтобы они были связаны с обучением и подтверждены документами. 📌 Реклама Отключить

Что необходимо сделать для взыскания ущерба

Для возмещения материального ущерба при увольнении необходимо:

• определить его размер;
• установить причины его возникновения.

Статья 246 кодекса обязывает определять размер ущерба на день его причинения. Однако в тех случаях, когда установить его невозможно, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения. Такой вывод сделан на основе Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52.

Для определения причины возникновения и суммы ущерба работодатель вправе (но не обязан) созвать комиссию с привлечением специалистов. А вот для установления причин запрос объяснения от работника, причинившего ущерб, является обязательным — ст. 247 ТК РФ.

Обычные работники возмещают ущерб в размере среднего месячного заработка — ст. 241 ТК РФ. Работники с полной материальной ответственностью покрывают ущерб полностью — п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Перечень должностей работников, с которыми может быть заключен договор о полной материальной ответственности, приведен в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Например, такой договор может быть заключен:

📌 Реклама Отключить

• с кассиром;
• c курьером;
• c продавцом;
• c кладовщиком и другим работником, обслуживающими материальные ценности.

В случае если потери организации не превышают среднемесячного заработка сотрудника, взыскать их можно, выплачивая ему зарплату при увольнении. Сделать это нужно в течение месяца со дня установления его размера, издав приказ — ст. 248 ТК РФ. При этом необходимо соблюсти разрешенный размер взыскания — не более 20 процентов заработка.

Работник может согласиться возместить ущерб полностью или частично в добровольном порядке. Часть 4 статьи 248 кодекса допускает возмещение ущерба с рассрочкой платежа. Для этого необходимо заключить с сотрудником письменное соглашение о возмещении ущерба.

Если работник не возмещает ущерб в месячный срок или вовсе отказывается от обязательств, взыскать средства можно только через суд — ч. 2 ст. 248 ТК РФ.

📌 Реклама Отключить

Согласно статье 238 ТК РФ взыскать с работника можно только прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение или ухудшение наличного имущества работодателя. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Что можно отнести к прямому действительному ущербу

Роструд, отвечая на вопрос о материальной ответственности работников организации, разъяснил, что можно отнести к прямому действительному ущербу. Ведомство привело конкретные примеры. Это могут быть:

• недостача денежных или имущественных ценностей:
• порча материалов и оборудования;
• расходы на ремонт поврежденного имущества;
• выплаты за время вынужденного прогула или простоя;
• суммы уплаченного штрафа.

Письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1 📌 Реклама Отключить

Нормы Гражданского кодекса к возмещению ущерба с бывшего работника неприменимы

ООО обвинило уволившуюся сотрудницу, которая занимала должность бухгалтера, в хищении средств из кассы и заключило с ней соглашение о возмещении средств. Женщина вернула лишь часть похищенного. Компания обратилась в суд. Она требовала взыскать оставшийся долг и неустойку за просрочку выплаты. В ответ бывший бухгалтер выдвинула встречный иск о признании соглашения недействительным, поскольку возмещать ущерб она должна была по правилам ТК РФ.

Первая и вторая инстанции поддержали работодателя. Законность соглашения бывшая сотрудница признала, поскольку начала добровольно погашать долг. Нормы ТК РФ применять не требовалось, так как на момент заключения соглашения трудовые отношения уже были прекращены.

📌 Реклама Отключить

Но Верховный Суд подход коллег не поддержал. Нормы Гражданского кодекса для привлечения бывшей сотрудницы к материальной ответственности и заключения с ней соглашения о возмещении ущерба не подходят. Это нужно было делать по правилам трудового законодательства. Так, работодатель был обязан:

• осуществить проверку;
• взять письменное объяснение сотрудницы;
• определить сумму ущерба;
• выяснить причины его возникновения;
• определить виновность бухгалтера.

Правильность проведения процедуры суды не выяснили, поэтому ВС РФ отправил дело на пересмотр.

Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 03.06.2019 № 9-КГ19-5

Самые распространенные ошибки организаций при взыскании ущерба

Верховный Суд обобщил судебную практику за 2015–2018 годы и разъяснил, какие ошибки чаще всего допускают компании в привлечении работников к материальной ответственности. 📌 Реклама Отключить

1. Пропущен срок для обращения в суд.

Закон устанавливает годичный срок для обращения работодателя в суд с иском о возмещении работником ущерба. Этот срок исчисляется со дня обнаружения работодателем такого ущерба.

Высший судебный орган привел пример, показывающий, что не стоит ждать, когда уголовное дело будет расследовано, как это допустил предприниматель — владелец ограбленной торговой палатки. Это ожидание не позволило вовремя обратить взыскание на работника, допустившего хищение. Суд по этой причине в восстановлении срока отказал (по материалам судебной практики Калининградского областного суда).

2. Нарушение требований к договору о полной материальной ответственности — повод для отказа в возмещении ущерба.

В результате транспортного происшествия — посадки на мель судна работодатель понес ущерб в размере 4 млн рублей. По причине того, что с сотрудником, управлявшим судном, был заключен договор о полной материальной ответственности, весь ущерб было решено взыскать именно с него. Но Верховный Суд указал, что заключать договор о полной материальной ответственности допустимо исключительно с теми работниками, должность которых значится в перечне, утвержденном в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

📌 Реклама Отключить

Поскольку должность ответчика в указанный перечень не входила, взыскание с него ущерба невозможно.

3. Взыскиваемая сумма ущерба может быть снижена не только по просьбе работника, но и по инициативе суда.

ООО обратилось в суд с иском к работнику о взыскании денежных средств, выплаченных обществом в счет возмещения ущерба, причиненных действиями работника.

Работодатель указал на то, работник — мастер, занятый на лесосеках, при выполнении своих трудовых обязанностей дал распоряжение подчиненным работникам вырубить лес на не отведенной для этих целей территории и вывезти срубленные деревья, произраставшие на территории лесничества государственного казенного учреждения. В результате этих действий был причинен материальный ущерб на общую сумму 3, 6 млн рублей.

📌 Реклама Отключить

Мастер просил суд снизить ему размер подлежащего возмещению ущерба, ссылаясь на тяжелое материальное положение семьи в связи с заболеванием супруги, наличием кредитных обязательств, небольшой пенсией, отсутствием работы. Кроме того, он указывал, что незаконно порубленная древесина, находившаяся на складе общества, была реализована работодателем.

Поскольку корыстных целей работника при вырубке леса Верховный Суд не установил, дело было направлено на новое рассмотрение в суд первой инстанции. (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 16.07.2018 № 56-КГ18-18).