СВ-Принт

Заменяет ли УПД акт выполненных работ

В последнее время компании довольно часто в своей деятельности используют такой документ, как УПД (универсальный передаточный документ). Этот документ не является обязательным для оформления, несмотря на то, что Министерство финансов и налоговая его рекомендуют с целью упрощения порядка документооборота в компаниях. Основным преимуществом данного документа является то, что он позволяет сразу несколько документов из «первички». При этом компании довольно часто задаются вопросом, заменяет ли УПД акт выполненных работ? Далее в статье постараемся ответить на данный вопрос.

УПД (универсальный передаточный документ)

Уже довольно продолжительное время налоговые органы рассматривали вопрос по упрощению первичной документации в компании, так как многие документы могут дублировать друг друга, как частично, так и полностью. Поэтому было принято решение по использованию такого универсального документа, как УПД.

Само наименование данного документа говорит о том, что данный документ используется для достижений внешних, а не внутренних целей. Внешне данный документ напоминает счет-фактуру, так как именно на основе счет-фактуры он и был разработан. Но помимо реквизитов счет-фактуры в документе также могут содержаться и реквизиты товарной накладной (Читайте также статью ⇒ Правила заполнения УПД).

Важно! Форма УПД не обязательна для использования и заполнения компаниями и носит только рекомендательный характер.

Данный документ позволяет выполнить следующее:

1. Использовать УПД в бухучете с целью уменьшения документооборота.
2. УПД является документальным подтверждением затрат, используемых для расчета базы по налогу на прибыль;
3. Оформлять налоговый вычет по НДС.

Все перечисленные пункты являются достаточно важными для компании, которые хотят сосуществовать мирно с налоговым органом.Данный документ может использоваться с целью подтверждения затрат налогового учета, включая и в случае применения УСН, ЕСХН, независимо от размера компаний (Читайте также статью ⇒ Акт сдачи-приемки выполненных работ).

Применяют ли УПД компании, оказывающие услуги

УПД представляет собой документ, который состоит из двух частей:

1. Счет-фактура (она представляет собой такую же форму, как и в счет-фактуре).
2. Товарная накладная.

Однако, данное утверждение касается тех компаний, которые занимаются реализацией продукции. Вторая часть УПД представляют собой передаточную часть, которая состоит из информации, подтверждающей факт того, что был передан товар, готовая продукция или услуга. Так, вторая часть позволяет заменить либо товарную накладную, либо акт выполненных работ.

Важно! Если компании это удобно, то она может использовать УПД вместо акта выполненных работ.

Компании вправе изменять форму УПД в зависимости от особенностей своей хозяйственной деятельностью. Однако, следует помнить, что в документе должны присутствовать все обязательные реквизиты. Возможно изменять только вторую часть УПД, а первая часть – счет-фактура должна оставаться в первоначальном виде.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок использования УПД для компании, оказывающих услуги

Если компания оказывает услуги, то у нее не должно возникать проблем с заполнением УПД, а также использованием его.При этом компании определяют цель документа – только с целью замены счет-фактуры, либо с целью замены двух указанных документов.

В хозяйственной деятельности компаний могут возникать и такие ситуации, когда одновременно производится реализация товара, а также оказание услуги. К примеру, погрузка товара, транспортировка товара, доставка продукции и т.д. В этом случае такие компании задаются иным вопросом: возможно ли использование УПД одновременно с целью реализации товара и для оказания услуг?

Ответ на данные вопрос будет положительным: согласно письма ФНС ЕД 4-15/17910, использование документа для этих целей допустимо. Но при этом должны выполняться определенные правила:

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Может ли компания перейти на УПД, как правильно это сделать?

Ответ: Может, но для перехода в компании должен издаваться специальный документ (распоряжение) о том, что в компании будет использоваться УПД.

Таким образом, организации вправе самостоятельно выбрать наиболее приемлемый для себя способ оформления документов. То есть, использовать или нет УПД вместо акта выполненных работ. Если компании решают применять УПД, то это должно быть закреплено приказом руководителя.

Универсальный передаточный документ

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

• СЧФ — счет-фактура;
• СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
• ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820

Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

Универсальный передаточный документ: какие бумаги может заменить?

Универсальный передаточный документ (акт) представляет собой особый бухгалтерский документ, который можно использовать для различных целей. В этом и заключается его универсальность.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию 8 (800) 350-31-84 или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Какие документы может заменить?

Универсальный передаточный документ начал активно использоваться участниками экономических правоотношений с 2014 года, когда его использование было утверждено Федеральной налоговой службой в качестве одного из универсальных отчетных документов для правильного расчета суммы налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате в госбюджет.

Универсальный передаточный документ (УПД) является документом, который по задумке Федеральной налоговой службы должен являться унифицированным актом, который могут использовать все юридические лица и индивидуальные предприниматели, отображающие получаемую прибыль и необходимые суммы НДС, вносимые в государственный бюджет.

Форма документа разработана таким образом, что он включает в себя данные, характерные для таких документов, как:

• счет-фактура на отпущенный покупателю товар;
• товарный раздел товарно-транспортной накладной на отгрузку и доставку товара покупателю;
• накладная на отпуск товаров или материалов на сторону;
• акт приема-передачи одного или нескольких объектов основных средств, передаваемых от продавца к покупателю.

Когда можно использовать?

Использование УПД возможно в любой момент осуществления оборота товаров или услуг между продавцами и покупателями, если такой оборот находится под юрисдикцией налоговых органов Российской Федерации.

Использовать УПД могут как юридические лица, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и индивидуальные предприниматели и юрлица, находящиеся на упрощенном режиме налогообложения.

Так как использование универсального передаточного документа возможно взамен других финансовых и платежных документов, начать использовать такой документ участники налоговых отношений могут в любой момент времени, как только у них появилась техническая возможность правильно заполнять его в зависимости от того, кем является их контрагент.

Правила заполнения

Ключевое правило заполнения УПД заключается в необходимости отобразить информацию о том, в качестве какого документа будет использоваться форма универсального передаточного документа.

Если УПД планируется использовать в качестве счета-фактуры, в статусе документа указывается цифра «1», если в качестве иного первичного платежного документа, статус УПД обозначается цифрой «2».

Исходя из того, в качестве какого документа будет использован универсальный передаточный документ, будут варьироваться и требования к его заполнению, однако некоторые из них являются универсальными:

• наименование участников сделки (указываются данные как на продавца, так и на покупателя);
• описание переданного товара (наименование или указание артикулов);
• количество единиц товара, переданного от продавца к покупателю (указание в штуках, упаковках или, если речь идет о выполненных работах, квадратные метры таких работ или задействованные человекочасы);
• сведения о стоимости товара (указываются в отдельных графах общая стоимость, размер НДС, подлежащий уплате, стоимость без учета НДС);
• данные о лицах, отпустивших и принявших передаваемый товар.

Входит ли в трудовой стаж служба в армии и другие вопросы на эту тему освещены в нашей статье.

Когда выгодно использовать бонусную систему оплаты труда? Вся подробная информация по этому вопросу .

Считаете, что вы достойны более высокой оплаты? Тогда быстрее пишите служебную записку своему начальнику. Образец вы найдете в этой статье.

Преимущества УПД

Ключевым преимуществом в использовании универсального передаточного документа является возможность использовать его в качестве различных документов, применяемых при осуществлении товарооборота.

Кроме того, универсальный передаточный документ может использоваться в качестве подтверждающего документа при подаче отчетности о доходах и уплаченных налогах в налоговые органы.

Универсальный передаточный документ также может быть использован с различными участниками экономических правоотношений ввиду того, что он включает в себя сведения, используемые в различных подтверждающих совершение сделок документах, а его форма включена практически во все электронные бухгалтерские системы.

Универсальный передаточный документ был разработан Федеральной налоговой службой в качестве документа, который может быть использован участниками налоговых правоотношений и товарооборота для замены большого количества используемых передаточных и платежных документов.

Для того, чтобы УПД отвечал целям своего создания, он должен быть оформлен в соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-31-84. Это бесплатно.

Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

Может ли УПД заменить акт выполненных работ или нет: случаи, когда возможно использовать данный документ

Использование универсального передаточного бланка помогает существенно упростить систему документооборота внутри любой организации. Подобная официальная бумага содержит в себе все необходимые данные для счет-фактур и первички. Использование этого бланка допускается вместо акта выполненных работ, но с учетом некоторых нюансов, которые нужно разобрать отдельно.

Что такое Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ был разработан ФСН. Он представляет собой некий гибрид счета-фактуры и учетной первичной формы. По идее его использование должно помочь сократить оборот документов внутри организаций при оформлении сделок по различным операциям. Это объясняется тем, что такая бумага сочетает в себе формы налогового учета и бухучета, что позволяет ей заменять сразу оба документа.

Важно: формат этой официальной бумаги был подготовлен и принят ФНС 21.10.2013. При этом использование документа имеет не обязательный, а рекомендательный характер.

Может ли УПД заменять акт выполненных работ или нет

Сформированный налоговыми органами формуляр, имеющий все обязательные признаки как первичных, так и расчетных документов может использоваться в качестве замены протокола о выполненных работах в том числе и с соответствующим счетом-фактурой.

Как оформить УПД вместо акта выполненных работ

Процесс оформления этого документа может предполагать как использование рекомендованного формата, так и добавление в бланк отдельных необходимых для проведения определенных сделок строк. При этом не допускается удаление обязательны граф по Приложению 4 к Письму. Указывая информацию в графе «Статус», следует придерживаться такого порядка:

• Код «1» нужно указывать только в том случае, если бланк будет использоваться одновременно в роли счет-фактуры и акта. Это означает, что потребуется указание информации как в разделе счета-фактуры, так и в дополнительном первичном разделе;
• Код «2» используется в случае применения универсального протокола лишь как акта. В этом случае допускается не заполнение строк, касающихся НДС.

В основном разделе УПД вписываются строчки из счет-фактуры. Формат такого бланка был утвержден Постановлением № 1137 от 26 декабря 2011 года. В эту часть документа лицо, выступающее в роли налогоплательщика, не имеет права вносить какие-либо изменения.

В дополнительном разделе в обязательном порядке указываются реквизиты, которые предусмотрены ФЗ № 402 для первички. В этот раздел при необходимости допускается добавление дополнительных строк исходя из специфических особенностей хозяйственной деятельности коммерческой структуры.

Когда можно использовать УПД вместо акта выполненных работ

Существует две ситуации, когда допускается использование организацией бланков УПД вместо АВР:

• в качестве замены бланков АВР и СФ;
• в качестве замены только АВР.

Первый случай предполагает заполнение единого передаточного протокола, заменяющего собой как счет-фактуру, так и АВР. Он должен заполняться с учетом рекомендаций, указанных в письме ФСН, где был утвержден формат этой официальной бумаги.

Применяемый в подобном виде УПД приобретает статус «1», проставляющийся в отдельном свободном поле. Ввиду того, что такой формуляр может совмещать в себе АФР и СФ, потребуется заполнить все строки, требующиеся для того, чтоб эта бумага была признана одновременно первичным и расчетным документом.

Второй вариант предполагает замену только АВР с отдельным формированием СФ. В этом случае УПД применяется только в роли первичной документации, поэтому ему присваивается статус «2», который также потребуется указать в соответствующем поле.

Важно: в случае верного составления передаточного протокола его можно будет использовать для проведения процедуры возврата НДС.

Является ли УПД актом выполненных работ: юридическое обоснование (правомерность)

Для обеспечения правомерности применения этого акта вместо АВР важно внести соответствующий бланк в график документооборота коммерческой организации. Для этого руководителем организации утверждается ее учетная политика.

Также потребуется согласовать документооборот с компаниями, выступающими в качестве контрагентов организации. Информация об использовании таких протоколов указывается в договорах, заключаемым с партнерами компании.