Содержание
Документ и документация.
Документация и инвентаризация
План
1. Документ и документация.
2. Документооборот и требования, предъявляемые к документам.
3. Классификация документов.
4. Порядок проверки и обработки документов.
5. Инвентаризация, ее значение и виды.
6. Учетные регистры и техника учетной регистрации.
7. Формы бухгалтерского учета.
8. Способы исправления ошибок в бухгалтерских записях.
Термин «документ» происходит от лат. «decumentum», что значит «свидетельство, доказательство».
Документ и документация.
Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их соответствующими документами.
Документы представляют собой письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на право ее совершения.
Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете.
Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования относительно составления документов регламентируются Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.
Документы применяются для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приемке и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.
Важное «значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании.
Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если; они составлены своевременно и правильно оформлены.
С применением в учете электронной вычислительной техники; для сбора и обработки информации наряду с бумажными документами широко используются машинные носители учетной информации. Одни из них фиксируют хозяйственную операций в момент ее совершения, другие — составляются по данным первичных носителёй информации и используются для удобства ее отработки и автоматического ввода в вычислительную машину.
§ 1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТАХ
Одним из важнейших разделов криминалистики и распространенным способом раскрытия многих видов преступлений является криминалистическое исследование документов.
Документ (от лат. dokumentum — все, что может служить свидетельством, уроком, примером) — это материальный объект, на котором с помощью знаков, символов и т.п.
элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах. В юриспруденции под документом понимают материально фиксированное, отображенное сообщение человека о юридически значимых фактах.
С процессуальной точки зрения все документы подразделяются на три группы:
документы — вещественные доказательства;
документы — письменные доказательства;
документы — образцы для сравнительного исследования.
Криминалистическому исследованию подвергаются главным
образом документы — вещественные доказательства, которые содержат в себе материальные признаки преступления.
В свою очередь документы как вещественные доказательства могут быть сведены к следующим видам:
Документы как средство совершения преступления (поддельные накладные, расписки, наряды, счета, квитанции и т.п.).
Документы как средство сокрытия преступлений («предсмертная» записка якобы от имени самоубийцы и т.п.).
Документы как средство, способствующее раскрытию преступления и установлению существенных обстоятельств дела.
По источнику происхождения письменные документы подразделяются на официальные (от юридических лиц) и частные (от физических лиц). Официальные документы должны быть выполнены по установленной форме и иметь определенные реквизиты.
В криминалистике особое значение имеет классификация документов по юридической природе — на подлинные и подложные.
Подлинным является документ, изготовленный надлежащим должностным лицом, по установленной форме содержание которого соответствует действительности. Надлежаще изготовленный документ, содержащий ложные сведения и (или) реквизиты, не соответствующие действительности, называется подложным.
Различают два вида подлога: интеллектуальный и материальный.
Интеллектуальный подлог выражается в составлении документа, правильного с формальной стороны (наличие и правильность всех реквизитов), но содержащего заведомо ложные сведения.
При материальном подлоге изменено содержание подлинного документа, т.е. внесены ложные сведения вместо содержащихся правильных (подчистки, исправления, дописки и т.п.). Документы со следами материального подлога в криминалистике принято называть поддельными. Они подразделяются на две группы:
документы, поддельные частично;
документы, поддельные целиком.
Интеллектуальный подлог устанавливается следователем путем различных следственных действий — допроса, осмотра документов и др., а материальный, как правило, путем криминалистического исследования.
В зависимости от характера документов и решаемых задач криминалистические исследования документов подразделяются на три категории:
установление исполнителя документов (судебное почерковедение);
установление автора текста (судебное автороведение);
технико-криминалистическое исследование документов.
Таким образом, криминалистическое исследование документов —
это отрасль криминалистической техники, изучающая закономерности возникновения, развития и становления особенностей письменной речи и почерка, а также следов изготовления и изменения документов и разрабатывающая на этой основе средства, приемы и методики обнаружения, изъятия и исследования указан-ных следов и признаков.
Типология документов
Текстовые и языковые нормы делового стиля. Форма документа и реквизиты. Типология документов.
В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Текстовые нормы регулируют закономерности построения определенных типов и частей текста. Языковые – регулируют закономерности отбора языкового материала для передачи конкретных обстоятельств дела (выбор лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста).
Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами (лат. требуемое, необходимое). Форма документа (схема, отражающая семантико-информационную структуру текста) предоставляет в распоряжение составителя определенный набор реквизитов и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа). Наиболее частотные (общие для ряда документов) реквизиты: 1) адресат документа; 2) адресант документа; 3) заглавие (жанр) документа; 4) заглавие к содержанию текста документа; 5) список приложений к документу; 6) подпись; 7) дата.
Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Таким образом, юридическая силадокумента предполагает наличие трех условий (составляющих):
– соблюдение при подготовке документа действующих норм законодательства;
– издание документа в пределах компетенции;
– соблюдение действующих правил составления и оформления документов.
Все документы классифицируются по различным основаниям:
– по видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на организационно-распорядительные (управленческие), учебно-методические, плановые, финансово-расчетные и др.;
– по способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, напечатанные на компьютере), графические и фото-фоно-кинодокументы;
– по месту составления документы подразделяются на используемые для решения внешних и внутренних вопросов; внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию;
– по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);
– по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные имеют заранее напечатанный текст с пробелами (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);
– по критерию первичности происхождения: первичные (содержат исходную информацию) и вторичные (содержат обобщенную, суммированную информацию первичных документов);
– по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);
– по степени гласности (по фактору доступности): документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (бывают различной степени секретности: особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, с грифом «конфиденциально»);
– по степени подлинности: подлинники (подлинные), копии, выписки, дубликаты.
Объект 1С «Документы» — объект метаданных, с помощью которого в прикладном решении хранится информация о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т.д.
Каждый созданный документ в конфигурации создается для отражения своего типа операции (например, поступление товаров, списание товаров и т.д.).
Документы могут:
- проводиться;
- просто записываться.
Состояния документа 1С:
- не помечен на удаление и не проведен;
- не помечен на удаление и проведен;
- помечен на удаление и не проведен.
Объект встроенного языка «Момент времени» содержит дату проведения документа и ссылку на него, что позволяет однозначно идентифицировать положение документа на временной оси.
Значения свойств «Дата» и «Ссылка» реальных полей таблицы документа определяют его хронологическую позицию среди других документов.
Структура документа в 1С
Каждый документ 1С содержит:
- номер;
- дату и время (позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций);
- набор реквизитов (набор информации, которая является одинаковой для всех документов этого конкретного вида);
- табличные части (набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов этого конкретного вида);
Рекомендуется устанавливать строковый тип номера, так как в дальнейшем возможно потребуется указывать в номере и префикс организации.
Подробнее
Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси (моментом времени). В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.
Пример программного получения момента времени:
1С (Код)
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 | &НаКлиенте Процедура ПолучитьМоментВремени(Команда) ПолучитьМоментВремениНаСервере(Объект.Ссылка); КонецПроцедуры &НаСервере Процедура ПолучитьМоментВремениНаСервере(Ссылка) Если Ссылка.Пустая() Тогда Сообщить(«Документ не записан!»); Возврат; КонецЕсли; ДокументОбъект = Ссылка.ПолучитьОбъект(); МоментВремени = ДокументОбъект.МоментВремени(); Сообщить(МоментВремени); КонецПроцедуры |
Возможные значения свойства «Периодичность»:
- Непериодический;
- В пределах года (как правило, означает, что в новом году нумерация документов начнется сначала);
- В пределах квартала;
- В пределах месяца;
- В пределах дня.
Реквизиты и табличные части документа 1С
Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для документа «Поступление товаров и услуг» это может быть информация о поставщике товаров (контрагенте), складе, на который приходуются товары и т.п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа.
Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая не имеет объектной сущности, одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, и т.д.), серийных номерах и возвратной таре. Для хранения подобных данных служат табличные части документа.
Система 1С поддерживает:
- режим автоматической нумерации документов (автоматической генерации номера для нового документа);
- осуществление контроля уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами (флаг «Автонумерация» на вкладке «Нумерация»);
- автоматический режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.
Иногда возникают ситуации, когда для нескольких видов документов необходима сквозная нумерация. Для этих случаем в системе предусмотрен такой объект как нумератор.
Проведение документа 1С
Важным свойством документа является возможность его проведения:
- если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных, и как правило, при проведении создает записи в регистрах сведений, регистрах накопления, регистрах бухгалтерии, регистрах расчета, тем самым внося изменения в учет организации;
- если же документ не является «проводимым», значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении (документы, у которых запрещено проведение, обычно используются как печатные формы, например: счет, доверенность и т.д.).
Если флаг «Проведен» у документа установлен в «Истина», то для системы это означает, что документ проведен (в общем списке такие документы выделены соответствующей пиктограммой). С точки зрения логики программы проведенный документ может влиять на отчетность (финансовый результат компании).
Когда происходит интерактивное или программное проведение срабатывает процедура «ОбработкаПроведения()», которая находится в модуле объекта документа.
JavaScript
| 1 2 3 4 5 | Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения) // Содержимое обработчика (движения в регистры, прописываются разработчиком) КонецПроцедуры |
Данная процедура имеет два параметра:
- Если выставить параметру «Отказ» значение «Истина», то проведение не будет выполнено;
- Параметр «Режим» устанавливает режим проведения документа — оперативное или неоперативное.
То, в какие регистры документ будет делать движения задается на вкладке «Движения».
Примеры
Например, документ «Поступление товаров и услуг» при своем проведении может вносить изменения:
- в состояние расчетов с поставщиками;
- в учет остатков товаров;
- в состояние заказов покупателей;
- другие учетные данные.
Для документа «Коммерческое предложение контрагенту» проведение может быть запрещено, так как этот документ никак не влияет на состояние учета.
Конструктор движений документов 1С
Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит конструктор движений, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа.
Конструктор движений — один из инструментов разработки, который используется только для документов и помогает создать процедуру обработки проведения документа на встроенном языке.
Конструктор может быть вызван из окна редактирования документа.
Конструктор движений позволяет:
- выбрать регистры, в которые будут вноситься записи;
- вручную или автоматически заполнить выражения, которые будут записаны в поля регистра.
Результатом работы конструктора является готовая процедура на встроенном языке с именем ОбработкаПроведения. Эта процедура располагается в модуле документа и будет вызвана системой в момент проведения документа.
Пример 1С (Код)
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 | Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения) //__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ // Данный фрагмент построен конструктором. // При повторном использовании конструктора, внесенные вручную изменения // будут утеряны!!! // регистр ТоварыНаСкладе Приход Движения.ТоварыНаСкладе.Записывать = Истина; Для Каждого ТекСтрокаТовары Из Товары Цикл Движение = Движения.ТоварыНаСкладе.Добавить(); Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход; Движение.Период = Дата; Движение.Товар = ТекСтрокаТовары.Товар; Движение.Количество = ТекСтрокаТовары.Количество; КонецЦикла; //__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ КонецПроцедуры |
Рисунки
Формы документа 1С
Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в документах, система поддерживает и может автоматически генерировать несколько форм представления документа (все нужные формы документа).
Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию.
Форма документа 1С
Форма документа 1С предназначена для просмотра и изменения данных отдельных документов.
Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде.
Рисунок
Форма списка документа 1С
Форма списка документа 1С предназначена для просмотра документов одного вида и позволяет:
- выполнять навигацию по списку документов;
- задавать временной интервал отображаемых документов;
- добавлять, помечать на удаление и удалять документы;
- выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям.
Форма выбора документа 1С
Форма выбора документа 1С предназначена для выбора конкретных документов из списка, и обычно содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того или иного документа.
Может использоваться и при создании документа.
Макеты документа 1С
Макеты документа 1С предназначены для формирования печатных форм документа (бланков) или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к документу.
Документу 1С могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы документа.
Настройка и свойства документов 1C
Вкладка «Движения»
Вкладка «Движения»
Вкладка «Движения» определяет состав регистров, по которым будет делать движения документ, и позволяет устанавливать следующие свойства документа:
- Проведение (Разрешить или Запретить) — определяет, разрешено ли проведение (движения) данного документа.
- Оперативное проведение (Разрешить или Запретить) — если установлено «Разрешить», то проведение документа будущей датой невозможно.
- Удаление движений — определяет режим очистки движения документа:
- Удалять автоматически при отмене проведения — движения будут очищены только при нажатии кнопки «Отмена проведения», но не удаляются при перепроведении;
- Удалять автоматически — движения будут удаляться в любом случае, даже если документ 1С перепроводится;
- Не удалять автоматически — значит, что удаление движений осуществляется разработчиком.
Оперативное и неоперативное проведение документа 1С
Оперативное проведение — это проведение документа текущей датой и временем, даже если в документе вручную указаны иные (прошлые или будущие) время и дата ().
Рисунок
Для тех видов документов, для которых в метаданных данное свойство включено, система поддерживает режим оперативного проведения, то есть, каждое проведение может выполняться:
- либо в оперативном режиме,
- либо в неоперативном режиме.
При включенном в конфигураторе режиме «Оперативное проведение» — «Разрешить» можно проводить:
- либо документ с предыдущей датой,
- либо документ с текущей датой и текущим временем.
В оперативном режиме система контролирует остатки по регистрам для исключения отрицательных остатков (баланса). Такой контроль имеет смысл только в текущий момент, т.к. отклонение времени проведения даже на секунду (раньше или позже) может привести к иному состоянию базы, чем в момент самого проведения.
Неоперативное проведение — проведение документа прошлой или будущей датой. Контроль остатков в данном режиме проведения не выполняется (при проведении «задним числом» практического смысла не несет, товар все равно уже отгружен).
Неоперативное проведение может нарушать партионный учет: при проведении списания со склада задним числом будет списана первая подходящая партия, а не та, что должна была идти по ФИФО в тот момент времени, что указан в документе. Партии после неоперативного проведения придется восстанавливать.
Вкладка «Ввод на основании»
Ввод на основании обычно создает объект другого типа, данные которого лишь функционально зависят от «объекта-основания» (в отличие от «копирования» – создания нового объекта копированием существующего, причем того же типа и с идентичными данными).
Документ может быть введен на основании:
- плана обмена,
- справочника,
- бизнес-процесса,
- задачи,
- другого документа.
Для удобства можно воспользоваться специальным конструктором ввода на основании, который автоматически сгенерирует модуль обработчика заполнения.
Письменный документ
Смотреть что такое «Письменный документ» в других словарях:
-
письменный документ — Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика
-
письменный документ — 14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
-
ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
-
письменный документ, который частично или полностью аннулирует лицензию — Письменный документ, который получатель лицензии передаёт в судебную инстанцию и который частично или полностью аннулирует лицензию, после этого получатель освобождается от дальнейших обязательств, как, напр. от уплаты отсроченной арендной платы… … Справочник технического переводчика
-
Документ письменный — 14 ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма… Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.… … Официальная терминология
-
Документ машинописный — 16 МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами… Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения … Официальная терминология
-
Документ рукописный — 15 РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки… Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.… … Официальная терминология
-
ДОКУМЕНТ — (лат. documentum доказательство, основание). Письменное удостоверение; свидетельство, акт; всякая официальная бумага. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДОКУМЕНТ 1) всякая бумага, составленная законным … Словарь иностранных слов русского языка
-
Документ — (от лат. documentum доказательство, свидетельство; англ. document, deed; нем. legitimation) 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации … Энциклопедия права
-
Документ, подтверждающий работу у работодателя-физического лица — документом, подтверждающим время работы у работодателя физического лица, является письменный трудовой договор. Работодатель физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия