СВ-Принт

Последнее изменение: Март 2020

На протяжении трудовой деятельности гражданин может несколько раз сменить работу. Факты о приеме в компанию, переводе на другую должность, увольнениях, награждениях вносят в трудовую книжку. Если записей много, чистые листы заканчиваются. Поэтому возникает необходимость вшить вкладыш.

Кадровому работнику следует внимательно отнестись к этому моменту. Иначе в процессе вшивания будут допущены ошибки. Если по неосторожности документ будет поврежден, пенсионный фонд не примет его при оформлении бумаг на выплату пенсии.

Когда выдают вкладыш?

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.

После заполнения всех страниц необходимо вшить вкладыш. Такое требование установлено пунктом 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225. Он ведется в том же порядке, что и основной документ (Постановление Правительства РФ от 10.10.2003 года № 69).

Как выглядит вкладыш?

Форма документа утверждена Постановлением Правительства РФ № 225.

Образец вкладыша

Бланк документа печатают организациями Госзнака. Он содержит серию, номер. Меры защиты позволяют идентифицировать бумагу, выявить подделки.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш без трудовой книжки признается недействительным.

Важно! Нельзя скачивать бланки из интернета и распечатывать на принтере. Изготовление документов осуществляется объединением «ГОСЗНАК». Наниматель приобретает бланки у изготовителя или распространителя на основании договора.

Правила заполнения

Прежде, чем вшивать бланк, его нужно заполнить.

На первом листе должна содержаться следующая информация:

• ФИО гражданина полностью;
• дата рождения;
• сведения об образовании;
• профессия, специальность;
• дата начала ведения записей;
• подпись сотрудника;
• подпись кадрового работника.

В левом нижнем углу ставится печать нанимателя. Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.

Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция

Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша. Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.

Заполнение бланка (шаг 1)

В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа.

Образец записи «Выдан вкладыш»

Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа. Далее заполняется первая страница.

Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый.

Подготовка инструментов и документов (шаг 2)

Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.

Процесс подготовки к вшитию вкладыша

Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.

Проколы в трудовой книжке и вкладыше

Обычно делают 4-5 дырочек.

Вшивание вкладыша (шаг 3)

В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.

Вшитие вкладыша в трудовую книжку

Нитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.

Не все кадровые сотрудники знают, как правильно вшить документ. Поэтому возникают вопросы: куда вшивать документ, какими нитками, можно прикрепить степлером или вклеить? Посмотрите видео-инструкцию по вшиванию вкладыша.

Нужно знать! Закон не ограничивает предельное количество вкладышей. Бланков может быть несколько. Они вшиваются один за другим после заполнения предыдущего. Каждый раз проставляется отметка «Выдан вкладыш» с реквизитами.

Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)

После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения. Журналы нумеруют, прошивают, проклеивают нитки, ставят сургучную печать или опломбируют. Руководитель фирмы заверяет печать своей подписью.

Ошибки

Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.

На практике часто допускают следующие ошибки:

• продолжают вносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях»;
• приклеивают чистые листы, ведут записи на них;
• вшивают бланки старых книжек вместо вкладышей;
• пришивают документ в середине трудовой книжки.

Также нельзя вшивать бланк, если документ не заполнен до конца. В организации всегда должны быть запасные бланки, чтобы ими можно было воспользоваться при необходимости.

Как исправить ошибку?

Если сотрудник допустил ошибку при вшивании, следует аккуратно разрезать нитки, убрать документ. Он признается испорченным и утилизируется.

Специальная комиссия составляет акт о списании. В нем указывается номер, серия каждого документа, причина уничтожения. Вырезанные из бланков серии и номера вклеиваются в акт. Испорченные документы измельчают шредером или сжигают в котельной.

Кадровый работник заполняет новые документы.

Нужно ли платить за вкладыш?

Бланки приобретаются за счет нанимателя. Организация вправе удержать с сотрудника затраты на них. Если по вине работодателя документы испорчены, он берет на себя расходы по оформлению новых.

Плата взимается с сотрудника следующими способами:

• через кассу наличными;
• путем перечисления на расчетный счет;
• удерживается из заработной платы.

Этот момент оговаривается локальными актами компании. При удержании расходов из зарплаты сотрудника потребуется взять от него письменное согласие.

Таким образом, следует ознакомиться с процедурой вшивания вкладыша в трудовую книжку. Это поможет избежать серьезных ошибок. Если бумаги испорчены из-за неправильного вшивания документа, придется оформлять дубликат.

Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать?

Должностные лица любого кадрового подразделения должны знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Эта процедура необходима для внесения сведений о работе человека, если отведенные для этого страницы в нужном разделе данного документа закончились. Дополненный вкладышем формуляр должен сохранить свою юридическую действительность, что обеспечивает соблюдение правил ведения этих бланков.

Зачем нужен вкладыш

Правительство РФ в постановлении от 16.04.2003 г. № 225 раскрыло порядок действий работодателя в ситуациях, когда пустые страницы одного из разделов трудовой книжки закончились.

Так, как вшивается образец вкладыша в трудовую книжку зависит от содержания искомого раздела: дополнение новыми листами может потребоваться для блока данных:

• о работе;
• о награждениях.

Заполнение вкладыша производят по правилам, которые применяют в отношении трудовых книжек. На факт наличия вкладыша в самой трудовой должен указывать штамп работодателя с приведением сведений о серии и номере бланка.

Чтобы подшить вкладыш в трудовую книжку, кадровому работнику обязательно необходим штамп. Собственноручная надпись о введении дополнительных листов в формуляр не имеет юридической силы.

Порядок работы с вкладышами

Вкладыш может использовать только в качестве дополнения к трудовой книжке. Без основного документа эти страницы недействительны.

Законодательно чётко утверждено, как пришить вкладыш в трудовую (фото см. далее) – дополнительный лист должен быть надежно скреплен с книжкой. Примеры этой процедуры показывают, что при прошивке необходимо придерживаться правил кадрового делопроизводства по ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Алгоритм действий кадрового работника таков:

СОВЕТ Чтобы закрепить узел и предотвратить его развязывание и/или протирку, рекомендуем наклеить на него этикетку из бумаги с надписью о том, что документ прошит и скреплен печатью. Дополнительный уровень защиты может быть обеспечен при помощи сургучной печати. Хотя мероприятия по закреплению узелков не являются обязательными для исполнения.

Распространенные ошибки при работе с вкладышем

Если кадровый инспектор при исчерпании лимита свободных страниц в одном из разделов трудовой книжки не стал вшивать вкладыш, а начал делать записи в пустых графах другого блока документа, это считается нарушением порядка оформления такого типа формуляров.

Также см. «Оформление вкладыша в трудовую книжку: образец 2018 года».

Исправление ошибки возможно одним способом – признанием записей недействительными и последующим их внесением в требуемый раздел.

Недопустима вклейка вкладыша. Бланк должен быть пришит нитками.

Вкладыш нельзя заменять:

• другими бланками;
• чистыми листами;
• незаполненными страницами чужих трудовых книжек.

Недействительность процедуры вшивки будет зафиксирована, если надпись с указанием на факт наличия вкладыша будет сделана от руки. Для этой цели можно использовать только специальный штамп.

При нарушении нормативных требований по оформлению вкладыша работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП России.