Содержание
- Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности
- Хранение документов – при получении согласия?
- Роскомнадзор думает по-другому
- Трудовой договор: виды, порядок и сроки хранения
- Особенности договора, заключенного на неопределённый срок
- Особенности договора, заключенного на определённый срок
- Порядок и срок хранения трудового договора
- Где хранятся документы
- Как оформить и передать личные дела на хранение в архив
- Как в свете последних изменений закона об архивном деле определять сроки хранения личных дел?
- Установлены сроки временного хранения документов по личному составу
Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности
Актуально на: 14 марта 2018 г.
При приеме на работу и в дальнейшем работодатель, как правило, делает копии личных документов работника (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) и сохраняет их в личном деле. Можно сказать, что изготовление и хранение копий документов работников – обычная практика для любого работодателя. Однако Роструд пояснил, что при этом необходимо учитывать требования законодательства (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.).
Хранение документов – при получении согласия?
Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен. Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных. К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях (ст. 86 ТК РФ):
- обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
- содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
- обеспечение личной безопасности работников;
- контроль количества и качества выполняемой работы;
- обеспечение сохранности имущества.
Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей консультации.
Роскомнадзор думает по-другому
В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным. И суды иногда поддерживают такую точку зрения (Постановления ФАС СКО от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, 15-го ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013).
Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):
- на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
- на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
С учетом противоречивости позиций можно отметить, что во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуется хранить копии документов работника в его личном деле.
Трудовой договор: виды, порядок и сроки хранения
С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:
- сведения об организации и работнике;
- занимаемая должность;
- место и характер работы;
- режим рабочего времени и отдыха;
- права и обязанности сторон;
- размер заработной платы,
- период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.
Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.
8 (800) 350-31-84
На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.
Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).
Особенности договора, заключенного на неопределённый срок
В случае если период работы составляет более, чем 5 лет, такой договор носит бессрочный характер. Данное условие является основополагающим для тех, кто стремится к постоянному и долгосрочному трудоустройству, стабильному заработку. Кроме того, соглашение, в котором не содержится сведений о сроке, также считается заключенным на неопределенное время.
В случае если истек указанный соглашением срок, и ни одна из сторон не заявила о прекращении трудовых отношений, при этом сотрудник продолжает выполнять свои обязательства, то условие о срочности прекращает свое действие и отношения приобретают бессрочный характер.
Особенности договора, заключенного на определённый срок
Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:
- на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
- на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
- когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
- в случае направления на работу за границу;
- если лицо проходит стажировку;
- в случае избрания в состав выборного органа;
- направление от службы занятости на временные, сезонные работы.
Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:
- если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
- если принимается пенсионер;
- при наличии медицинских показаний;
- для работы в районах Крайнего Севера;
- в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
- при проведении конкурса на вакантную должность;
- с творческими работниками;
- с руководителями и главными бухгалтерами;
- со студентами, обучающимися по очной форме;
- в случае работы по совместительству.
После окончания установленного периода договор прекращает свое действие, и сотрудник подлежит увольнению. Об этом необходимо уведомить его за три дня до предстоящего увольнения.
Кроме того, срочный контракт, заключенный для выполнения определенной работы, прекращается, когда работа выполнена.
Порядок и срок хранения трудового договора
Как отмечалось выше, один экземпляр контракта хранится у вновь принимаемого на должность, другой остается в организации, в которую работник принимается. На экземпляре работодателя будущий сотрудник делает отметку «Трудовой договор получил», ставит подпись и дату. Трудовой кодекс не содержит норм, касающихся порядка и сроков хранения контрактов. Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации. В крупных учреждениях, государственных органах договоры с сотрудниками формируются в личные дела после подписания приказа о приеме на должность. В небольших организациях порядок хранения таких документов устанавливается самостоятельно. Они могут формироваться в отдельную папку и сортироваться по дате принятия на должность.
Согласно п. 656 и 657 Перечня типовых документов от 25 августа 2010 г. № 558, личные дела работников и трудовые договоры, не вошедшие в личные дела, должны храниться в течение 75 лет в организации либо до момента её ликвидации.
Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются. Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.
Где хранятся документы
Закон предусматривает хранение личных дел сотрудников организации в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.
Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.
Как оформить и передать личные дела на хранение в архив
Шаг 1: раскладываем личное дело
Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.
Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке.
Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу. Как правило, он довольно объемный. В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу. За ней последуют:
- заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
- подлинник трудового договора;
- подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
- согласие на обработку персональных данных;
- лист ознакомления с локальными нормативными актами;
- должностная инструкция.
В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей. Этот список зависит от организации и от должности работника. Главное, что все эти документы датированы одним днем – днем приема на работу.
Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров. Поместите их в дело в общем хронологическом порядке.
Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним. Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание.
Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам. Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.
Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела. При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем – каждой странице его содержимого. К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, – это позволит не проколоть личный документ. Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице «Особенности физического состояния и формирования дела» листа-заверителя.
Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника – заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др. Последним – заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.
После раскладки пронумеруйте листы личного дела. Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.
Как в свете последних изменений закона об архивном деле определять сроки хранения личных дел?
Не можем дать исчерпывающего ответа. Все профессиональное сообщество ждет соответствующих разъяснений методического характера, причем от Росархива, с которым, очевидно, согласовывался проект Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».
Но пока разъяснений и рекомендаций нет, считаем необходимым строго соблюдать действующие правила архивной работы.
Со дня создания, как предписывает новая статья 22.1 закона об архивном деле, сроки хранения документов никогда не устанавливались в отечественной архивной практике.
См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации!», где определение срока хранения упирается в термин «архивный документ» Фрагмент документа СвернутьПоказать Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.
3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
См. ответ на вопрос «Как определить срок хранения кадровых документов с учетом последних мартовских изменений закона об архивном деле?»
В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное и профессиональное правило исчисления сроков хранения документов – с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа / завершения дела в делопроизводстве / окончания личного дела. Потому что срок собственно архивного хранения документов начинается после того, как они утратили в делопроизводстве свое оперативное управленческое значение, т.е. считаются «исполненными», завершенными.
Личные дела работников формируются по принципу досье постепенно, в течение всей трудовой деятельности и трудовых отношений с конкретным работодателем. В кадровой службе они хранятся как документы текущего кадрового делопроизводства, которые доказывают правомерность условий трудового договора, изменений и дополнений к нему, развитие карьеры, повышение квалификации и должностного уровня и т.п.
После увольнения работника его личное дело до конца календарного года остается в кадровой службе. Далее текущее оперативное хранение личных дел может осуществляться кадровой службой в течение 1-3 лет. И не позднее чем через 3 года кадровая служба должна осуществить архивно-техническую обработку и передачу личных дел уволенных сотрудников в архив организации по описи дел по личному составу (составляется годовой раздел).
На обложках личных дел уволенных в 2015 году и в соответствующей графе описи дел по личному составу за 2015 год необходимо указать крайние даты документов каждого личного дела, т.е. даты начала и окончания дела. Это – дата составления / регистрации / получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Крайние даты личного дела – даты приказов о приеме и увольнении работника (п. 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
По правилам архивной работы срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа. То есть если работник уволился в 2015 году, то срок хранения его личного дела в настоящее время должен исчисляться с 2016 года, и оно может быть выделено к уничтожению после проведения его экспертизы ценности в архиве только:
- в январе 2066 года при 50-летнем сроке хранения и
- в январе 2091 года при 75-летнем сроке хранения.
Как видите, мы предлагаем отталкиваться не от даты создания дела, а от даты его последнего документа! И аргументация здесь следующая:
- в ст. 22.1 закона об архивном деле говорится о сроке хранения не всего дела, а именно документа по личному составу;
- в личном деле их много. Датой его начала обычно является дата приказа о приеме на работу, но датой закрытия – дата приказа об увольнении. И между этими двумя датами обычно проходят годы работы человека у этого работодателя;
- есть архивное правило, по которому если в дело подшиты документы с разными сроками хранения, то все дело храним по старшему сроку!
Пример 1 СвернутьПоказать
Допустим, дата приказа о приеме на работу – 02.02.2005. Первый документ личного дела создан после 2003 года, поэтому (согласно п. 3 ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле) у него срок хранения 50 лет со дня создания.
Дата приказа об увольнении этого человека – 06.06.2015. У него (согласно той же норме закона) срок хранения тоже 50 лет. У этого документа срок хранения заканчивается позже всех, потому все дело храним по этому старшему сроку!
Только давайте не мелочиться, цепляясь за слова «со дня создания», и будем хранить не «50 лет со дня создания» документа, а 50 лет с 1 января года, следующего за годом закрытия дела = издания приказа об увольнении. Так мы привычный порядок работы сохраним и жизнь себе облегчим. Ведь в п. 3 ч. 2 ст. 22.1 используется формулировка «не менее 50 лет со дня создания», значит, больше 50 лет хранить можно.
Итак, данное личное дело будем хранить до конца 2065 года, а уничтожить его сможем начиная с января 2066 года.
Т.е. если приказы о приеме и увольнении в личном деле созданы в 2003 году или позже, то к обоим применяется одинаковый срок хранения. Тогда более старшим он окажется у приказа об увольнении. И срок хранения такого личного дела можно спокойно определять «по старой методике», подставляя в нее 50 лет хранения!
Сложнее обстоит дело, если приказ о приеме на работу создан до 2003 года, а приказ об увольнении в 2003 году или позже (например, в прошлом 2015-м). Первый тогда подпадает под часть 1 статьи 22.1 с 75-летним сроком хранения, а последний приказ – под ч. 2 ст. 22.1 с 50-летним сроком хранения. В этой ситуации срок хранения приказа о приеме на работу может оказаться старше, чем у приказа об увольнении.
Личные дела в коммерческих организациях подпадают под пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1 закона об архивном деле, которые мы здесь обстоятельно рассмотрели.
См. новость «Росархив теперь подчиняется не Министерству культуры, а напрямую Президенту России!»
Новые правила определения срока хранения кадровых документов в законе об архивном деле для некоторых ситуаций позволяют нам дать свои рекомендации по их применению. Но мы не вправе претендовать на функцию методического регулирования отрасли, принадлежащую Росархиву, потому тоже с нетерпением ждем его разъяснений «новых правил игры».
Полистать демо-версию печатного журнала
Установлены сроки временного хранения документов по личному составу
Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Согласно Федеральному закону, документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся:
в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в иных организациях — не менее 75 лет со дня создания.
Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся:
в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в иных организациях — не менее 50 лет со дня создания.
Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, — в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, — с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.