СВ-Принт

Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов – типовая форма, которая используется на предприятиях, имеющих на балансе транспортные средства. В статье разберем, является ли Журнал обязательным для ведения, как правильно заполнить документ, кто ответственен за его ведение.

Для чего необходим Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов

Согласно действующему законодательству, все субъекты хозяйственной деятельности, на балансе которых находятся транспортные средства, обязаны вести учет расходов топлива на основании записей в путевых листах. Данное обязательство присваивается как организациям и предприятиям, так и физическим лицам, зарегистрированным в форме ИП.

Для систематизации документооборота в части составления и обработки путевых листов используют специальный документ – Журнал учета движения путевых листов. Он предназначен для контроля сроков передачи путевых листов диспетчеру и их последующего предоставления в бухгалтерию для списания расходов топлива.

Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов

С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.

В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости.

Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Форма Журнала учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов (форма №8) заполняется на унифицированном бланке, утвержденном постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г. В отличие от бланка путевого листа, который в силу законодательный нововведений в последние годы претерпел некоторые изменения, форма №8 Журнала учета движения путевых листов остается неизменной с момента введения документа в 1997 году.

С 1997 г. по 2013 г. предприятия и организации заполняли документ исключительно в соответствие с утвержденным бланком. С 2013 года (то есть с момента упразднения обязательств по ведению Журнала) форма №8 носит рекомендательный характер. Иными словами, субъекты хозяйствования вправе менять бланк, дополняя в него новые графы и исключая лишние, исходя из специфики деятельности конкретной организации.

Если компания принимает решение о необходимости ведения Журнала, то этот факт должен быть зафиксирован в учетной политике, вместе в выбранной формой документа (стандартной или модифицированной).

Ответственный за ведение Журнала

Действующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.

Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.

Как правильно вести Журнал

В настоящее время законодательство не выдвигает каких-либо четких требований относительно ведения Журнала, в связи с чем порядок оформления документа остается на усмотрение предприятия. Ниже представлен алгоритм действий для составления и заполнения Журнала, подготовленный с учетом общих нормативных рекомендаций:

Шаг-1. Выбор формы Журнала

На подготовительном этапе компания принимает решение относительно формы, в соответствие с которой будет составлен Журнал учета движения путевых листов. Фирма вправе:

• использовать унифицированную форму №8, утвержденную постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.;
• модифицирован форму №8, дополнив ее новыми графами и удалив ненужные позиции;
• разработать абсолютно новую форму документа в соответствие с особенностями внутреннего документооборота компании.

Шаг-2. Выбор ответственного лица

Прежде, чем переходить к утверждению формы документа, руководству предприятия следует выбрать сотрудника, который будет заниматься заполнением Журнала. Это может быть работник, чья деятельность непосредственно связана с оформлением путевых листов (диспетчер либо начальник транспортного отдела, один из водителей, т.п.), так и сотрудник другого подразделения (деловод, работник архива, т.п.).

Шаг-3. Отражение порядка заполнения Журнала в учетной политике

После выбора формы Журнала и утверждения ответственного за его ведение лица, данная информация отражается в учетной политике либо в ином документе, который регламентирует внутренний документооборот предприятия (например, Порядок ведения внутреннего документооборота). Данные о порядке ведения Журнала отражается в виде отдельного раздела, с указанием следующей информации:

• дата начала использования Журнала (например, Журнал обязателен для заполнения с 01.01.2020 г.);
• утвержденная форма Журнала (может быть оформлена в качестве приложения к Порядку либо к учетной политике);
• лицо, ответственное за ведение Журнала (должность, структурное подразделение);
• особенности составления Журнала (документ составляется на 1 год, полугодие, квартал, месяц, т.п.);
• порядок заполнения Журнала (срок передачи путевых листов от водителя к диспетчеру, от диспетчера – бухгалтеру).

Читайте также статью ⇒ “Какое наказание за отсутствие путевого листа“.

Шаг-4. Использование Журнала

После вступления в силу учетной политики, Журнал следует вести в утвержденном порядке:

1. Ответственный сотрудник (к примеру, диспетчер транспортного отдела) начинает ведение Журнала, а именно подписывает его (указывает период и дату начала ведения) и нумерует страницы.
2. Водители ежедневно (еженедельно) заполняют путевые листы, после чего передают их диспетчеру, который, в свою очередь, фиксирует сдачу документов в Журнал. При передаче путевого листа диспетчеру водитель ставит в Журнале свою подпись и текущую дату.
3. Получив путевые листы от водителей, диспетчер передает их в бухгалтерию. Факт передачи каждого документа фиксируется подписью бухгалтера и диспетчера, с указанием текущей даты.
4. Приняв путевые листы от диспетчера, бухгалтер отражает в учете расходы на списание топлива в соответствие с установленными нормами.

Передача путевых листов диспетчеру, а в последующем – в бухгалтерию, осуществляется в соответствие со сроками, утвержденными в учетной политике. К примеру, водители ООО » Магнат» обязаны передать путевые листы за неделю не позже следующего понедельника. При этом обязанность диспетчера – внести данные в Журнал и передать бухгалтерию путевые листы за отчетный месяц не позже 5-го числа следующего месяца.

Читайте также статью ⇒ “Образец заполнения путевого листа для легкового такси“.

Шаг-5. Сшив и хранение Журнала

По окончанию Журнала, документ сшивается и передается в архив для хранения. Срок хранения Журнала в общем порядке составляет 5 лет.

Образец заполнения

Рассмотрим пример. Согласно учетной политике ООО «Флагман», водители ТС передают путевые листы за прошедшую неделю диспетчеру транспортного отдела в срок не позже понедельника следующей недели. Диспетчер передает путевые листы за период с 1-го по 15-е число отчетного месяца в срок до 20-го числа отчетного месяца. Путевые листы отражаются в Журнала движения путевых листов.

Бланк Журнала учета движения путевых листов можно скачать здесь⇒ Журнал учета движения путевых листов.

Можно ли вести Журнал учета движения путевых листов в электронном виде

Согласно действующему законодательству, за организацией сохраняется право ведения Журнала в электронном виде. В данном случае, аналогично общему порядку, предприятию необходимо в учетной политике:

• форму Журнала;
• ответственное лицо;
• порядок заполнения документа.

Читайте также статью ⇒ “Путевой лист для ИП“.

Образцы и бланки документов

В списке подобраны бланки путевых листов как для юридических лиц так и для индивидуальных предпринимателей. Все бланки приняты нормативными документами Госкомстата и Минтранса.

Помимо общего описания и порядка заполнения представлены образцы в форматах Word и Excel, доступные для свободного скачивания. Бланки сгруппированы по видам автотранспорта и по характеру учета.

Путевые листы

Путевые листы легковых автомобилей

Используются для отражение данных о пробеге легковых автомобилей, показаниях остатков и расхода топлива на маршруте следования. Организации используют форму № 3, для индивидуальных предпринимателей была разработана форма ПЛ-1, но в последствии была упразднена. Форма 16 используется подразделениями министерства обороны.

• Путевой лист легкового автомобиля. Форма 3
• Путевой лист легкового автомобиля ИП. Форма ПЛ-1
• Путевой лист легкового автомобиля. Форма 16

Путевые листы грузовых автомобилей

Дополнительно отражаются данные о перевезенном грузе, времени работы и заказчиках. Форма 4-П имеет повременной характер учета, а форма 4-С — сдельный.

• Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П
• Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-С
• Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (ИП). Форма ПГ-1
• Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-М

Путевые листы пассажирского автотранспорта

• Путевой лист автобуса необщего пользования. Форма 6 спец.
• Путевой лист автобуса. Форма 6
• Путевой лист автобуса ИП. Форма ПА-1
• Путевой лист легкового такси. Форма 4

Путевые листы специальных автомобилей

• Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец.
• Путевой лист трактора. Форма 412-АПК

Путевые листы строительной техники

Применяются для учета работы строительных машин и механизмов.

• ЭСМ-1. Рапорт о работе башенного крана
• ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
• ЭСМ-3. Рапорт о работе строительной машины (механизма)
• ЭСМ-4. Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)
• ЭСМ-5. Карта учета работы строительной машины (механизма)
• ЭСМ-6. Журнал учета работы строительных машин (механизмов)
• ЭСМ-7. Справка для расчетов за выполненные работы (услуги)
• Путевой лист автокрана

Прочее

• Журнал регистрации путевых листов индивидуального предпринимателя (ИП)
• Журнал учета движения путевых листов. Форма 8
• Товарно-транспортная накладная (ТТН). Форма 1-Т

Документы по учету топлива

Документы необходимые для отражения горюче-смазочных материалов в учете.

• Акт контрольного замера нормы расхода топлива
• Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей
• Акт списания ГСМ
• Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов
• Журнал учета ГСМ
• Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
• Отчет о движении горюче-смазочных материалов
• Приказ на списание топлива
• Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ
• Талон на бензин

Учет автотранспорта

Договоры

• Договор аренды автомобиля
• Договор аренды автомобиля между юридическими лицами
• Договор аренды автомобиля с физическим лицом
• Договор аренды грузового транспортного средства
• Договор безвозмездного пользования автомобилем
• Договор купли-продажи автомобиля
• Договор на ремонт автомобиля
• Договор фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров

Учет

• Журнал выпуска транспортных средств на линию
• Приказ о назначении диспетчера по выпуску автотранспорта
• Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта

Регистрация

• Заявление в гибдд для регистрации автомобиля
• Заявление о снятии с учета автомобиля
• Заявление на утилизацию автомобиля в ГИБДД
• Заявление о снятии ареста с автомобиля

• Акт приема-передачи автомобиля
• Бортовой журнал автомобиля
• Доверенность на управление автомобилем

Учет работы водителей

Должностные инструкции

• Должностная инструкция водителя
• Должностная инструкция водителя автобуса
• Должностная инструкция водителя грузового автомобиля
• Должностная инструкция водителя легкового автомобиля
• Должностная инструкция водителя погрузчика
• Должностная инструкция водителя-экспедитора

Приказы

• Приказ о закреплении автомобиля за водителем
• Акт закрепления транспортного средства за водителем
• Акт приема-передачи транспортного средства водителю

• Договор на предрейсовый медицинский осмотр водителей
• Договор о материальной ответственности водителя
• Договор подряда с водителем
• Трудовой договор с водителем

Журналы и инструкции

• Инструкция по охране труда для водителя автомобиля
• Журнал инструктажа водителей по безопасности дорожного движения
• Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
• Журнал учета нарушений правил дорожного движения водителями

• Благодарственное письмо водителю
• Бланк подтверждения деятельности водителя
• Карта водителя для тахографа
• Характеристика на водителя автомобиля

Механизм использования документов приведен в описаниях к бланком и в отдельных обзорах.

Оформление путевых листов обязательно для всех автомобилей, которые организация использует своей работе. Это относится как к арендованному транспорту, так и к собственным автомобилям компании. При этом, даже если сотрудник использует свой личный транспорт, путевой лист все равно необходим. Это дает ему возможность получить компенсацию и возместить собственные расходы.

Путевой лист выписывается на одну рабочую смену и по ее окончании сдается в бухгалтерию организации. Все путевые листы подшиваются в папку и хранятся не менее пяти лет.

Исключением, когда выписывать путевой лист можно на длительное время являются случаи, когда срок командировки водителя превышает одни сутки. В некоторых случаях составление путевых листов на месяц возможно тогда, если они не являются основанием для расчета заработной платы водителю, а используются только для ведения отчетности перевозок и проведенных операций.

Главное финансовое управление придерживается мнения, что путевые листы необходимо выписывать с такой периодичностью, чтобы на их основании можно было сделать выводы о размерах и обоснованности текущих расходов. Согласно письму Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77 организация может вести учет рабочего времени водителя и количества израсходованного топлива по путевым листам, оформленным на более длительный срок.

В том случае, если организация использует унифицированную форму листов, следует тщательно следить за тем, чтобы все реквизиты были заполнены. Ответственными за правильное заполнение документов являются руководитель организации и лица, отвечающие за эксплуатацию транспортных средств. В том случае, если путевые листы будут заполнены не верно, их нельзя будет использовать для оправдания затрат на горючее в целях налогообложения прибыли.

“Путёвка” для легкового автомобиля

Чаще всего бухгалтерам в работе приходится сталкиваться с первичной документацией легковых автомобилей, порядок заполнения которых объяснен в письме Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257. Участвовать в оформлении путевых листов должны три должностных лица — водитель, диспетчер и механик. В документе указывается:

• Дата, серия и номер путевого листа;
• Полное наименование организации, её адрес и контактные данные;
• Марку и госномера транспортного средства;
• Ппаспортные данные водителя и номер его водительского удостоверения;
• Подробное описание маршрута и пункты назначения;
• Время выезда и возвращения в гараж.

Все путевые листы должны быть проштампованы печатями организации, которой принадлежит транспортное средство и подшиты в специальный журнал, унифицированная форма которого приведена в постановлении № 78.

Заполняя путевой лист механик должен указывать марку горючего, количество использованных ГСМ, а так же показания спидометра. При этом показания спидометра на начало смены должно совпадать с его показанием на конец предыдущей. Раздел “Движение горючего” нужно заполнять особенно подробно для того, чтобы расходы на ГСМ было возможно включить в состав расходов в налоговом и бухгалтерском учёте.

Нормы расхода топлива рассчитываются на основании следующих документов:

• письма Минтранса России от 29.04.03 № Р3112194-0366–03;
• технического сопровождения завода-изготовителя для конкретной модели автомобиля;
• контрольных замеров для конкретных условий эксплуатации.

Базовая норма рассчитывается с учетом особенностей эксплуатации автомобиля, связанных с климатическими и дорожно-транспортными факторами.

Журнал учета пробега транспортных средств

• Журналы и бланки
  • Строительство: Журналы и бланки для строительных компаний
    • Журналы общих строительных работ
    • Дорожное строительство
    • Журналы по Технике Безопасности на строительстве
    • Бланки для строительного транспорта
  • Журналы и бланки по охране труда и технике безопасности
    • Основные журналы
    • Журналы инструктажа по охране труда и технике безопасности
    • Контроль за охраной труда и техникой безопасности
    • Бланки
  • Транспорт — Журналы и бланки для транспортных компаний
    • Учета и регистрации путевых листов и движения транспорта
    • Журналы дорожно-транспортных происшествий
    • Журналы по воздушному транспорту
    • Железнодорожный транспорт (журналы)
    • Журналы для АЗС
    • Журналы техника безопасности на транспорте
    • Бланки для специального и пассажирского транспорта
    • Прочие транспортные журналы
  • Медицинские журналы, карты и бланки
    • Необходимые МЕДИЦИНСКИЕ журналы
    • Медицинские Карты
    • Журналы для регистратуры
    • Журналы для медицинского хозяйства
    • Журналы для рентгенкабинетов
    • Медицинские журналы учетная документация в поликлиниках (амбулаторях)
    • Журналы для родильных домов и отделений
    • Медицинские журналы учетная документация используемая в стационарах
    • Журналы для Аптек
    • Журналы для медицинских лабораторий
    • Журналы для СЭС
    • Прочие медицинские журналы
  • Журналы по бухгалтерии, делопроизводству и кадровой работе
    • Бухгалтерские книги, журналы и бланки
    • Журналы делопроизводство и кадровая работа
    • Бланки
  • АВИАЦИЯ Журналы, бланки и нормативная документация
  • АРМИЯ, Журналы В. С. России
  • Журналы и бланки отходов и загрязнений
  • Складские журналы и бланки
  • ПРОМЫШЛЕННОСТЬ, ПРОИЗВОДСТВА (Журналы и бланки)
  • Журналы и бланки для предприятий торговли
  • Журналы и бланки для ЖКХ (жилищно-коммунальных хозяйств)
  • Журналы и бланки для организаций пищевого производства и предприятий общественного питания
  • Журналы для МВД
  • Журналы для образовательных учреждений
  • Журналы для нотариусов
  • Журналы для предприятий газовой отрасли
  • Сельскохозяйственные и Ветеринарные журналы
  • Журналы и бланки для организаций, занимающихся охранной
  • Тепловые энергоустановки (Журналы и бланки)
  • Журналы и бланки для гостиниц, общежитий
  • Журналы и бланки в области Энергетики
  • Связь (журналы и бланки)
  • Журналы и бланки для учреждения культуры, библиотеки, музеи
  • Журналы и бланки для подземных сооружений
  • Экология (журналы и бланки)
  • Прочие Журналы и бланки
  • Комплект журналов и бланков
• Книги
  • Антикварные книги
    • Художественная литература (Антикварные книги)
  • Нормативно техническая литература
    • Промышленная безопасность
    • Общие и межотраслевые требования охраны труда
    • Отраслевые требования охраны труда
    • Электроэнергетика и электробезопасность
    • Газ. Нефть. Химия. Нормативная литература
    • Газовое хозяйство
    • Котлы. Трубопроводы. Сосуды под давлением
    • Подъёмные сооружения
    • Взрывопожароопасные объекты
    • Взрывные работы
    • Добыча и переработка полезных ископаемых
    • Пожарная безопасность
    • Строительство
    • Сварка, термообработка
    • Жилищно-коммунальное хозяйство
    • Транспорт
    • Охрана окружающей среды
    • Санитарно-гигиенические требования
    • Справочные, учебные, методические пособия
    • Стенды, плакаты
    • Медицина
    • Литература гуманитарного направления
  • Морская литература
  • Каталоги
  • Авиационная литература
    • Литература для авиамоделистов
    • Учебники и методические рекомендации
    • Учебное пособие для Пилотов
    • Научные книги об Авиации
  • Бизнес-литература
  • Подарочные книги
    • Сокровища мировой литературы
    • Мировые религии
    • Сказки и мифы народов мира
    • Родословные книги
  • Художественные книги
    • Публицистика
  • Прочие Книги
  • КНИГИ ДЛЯ МАШИННОГО — РУЧНОГО ВЯЗАНИЯ
• Плакаты безопасности
  • Комплекты плакатов безопасности
  • Плакаты по пожарной безопасности
  • Плакаты Для строительных и дорожных предприятий
  • Плакаты Безопасность работ с электричеством
  • Охрана труда и техника безопасности
  • Плакаты Правила Дорожного Движения
  • Плакаты При чрезвычайных ситуациях
  • Плакаты Для предприятий и организаций
  • Плакаты Для газовых хозяйств
  • Плакаты Грузоподъемных работ
  • Плакаты Для компьютерных пользований
  • Плакаты При работах со сваркой
  • Плакаты Сельскохозяйственного производства
  • Плакаты Работа с устройствами под давлением
  • Плакаты Ограждения и безопасность
  • Плакаты Противохимическая безопасность
  • Плакаты Для высотных работ
  • Плакаты Для учебных заведений (ВУЗ, ШКОЛА, ДЕТ. САД)
• Удостоверения
• Знаки и таблички
  • Маркировка опасных грузов, знаки
  • Знаки безопасности
  • Знаки медицинского и санитарного назначения
  • Эвакуационные знаки
  • Предупреждающие знаки
  • Знаки и таблички для строительных площадок
  • Комбинированные знаки безопасности
  • Вспомогательные таблички
  • Указательные знаки
  • Знаки и плакаты по электробезопасности
  • Знаки пожарной безопасности
  • Предписывающие знаки
  • Запрещающие знаки
• Авиационные товары
  • Одежда для пилотов
  • Аксессуары и сувениры
  • Авиационные игрушки
  • Сувенирные брелки
• Канцтовары
  • Конверты почтовые и пакеты
  • Тетради
  • Папки
    • Файловые карманы
  • Письменные и чертежные принадлежности
  • Грамоты, дипломы, благодарности
    • благодарности
    • дипломы
    • Грамоты

• Контакты
• Напишите нам
• Доставка
• Заказать Журнал
• О компании
• Наши клиенты
• Новости
• Оплата

Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии

В организациях, которые занимаются предоставлением транспортных услуг, для контроля за выходом автомобилей на линию применяется специальный журнал учета.

Для чего нужен журнал, его значение

Прежде чем допустить транспортное средство до работы, специалисты предприятия должны убедиться в том, что его техническое состояние соответствует установленным нормам, что в машине отсутствуют повреждения, поломки и неисправности, которые могут привести к внештатным ситуациям на дороге, авариям и т.д.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии .docСкачать образец журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии .doc

При осуществлении этой процедуры проверяются комплектность, технические узлы, элементы и детали автомобиля, осматривается его внешний вид. Обязательно обследуется рулевое управление и тормозная система, а также система оптики и зажигания. Только при условии, что все вышеозначенные параметры находятся в удовлетворительном состоянии, автомобиль может выйти на линию, в противном случае его отправляют либо на станцию технического обслуживания, либо в гараж на восстановление.

В журнале учета отмечается техническое состояние машины, время ее выхода и возврата с линии, показания спидометра и т.д.

Благодаря данному документу в компании осуществляется аналитика работы транспортных средств, включающая в себя информацию о расходовании горючего, контроль за соблюдением режима труда водителя, правильность эксплуатации автомобиля, проводимые ремонтные работы и т.д. Таким образом, в первую очередь этот журнал является документом, на основе которого (в числе прочих) осуществляется организация безопасности правил дорожного движения на предприятия.

Кроме того, в случае каких-то аварий, произошедших по вине водителя автомобиля, журнал позволяет обосновать взыскание с него нанесенного ущерба, поскольку в нем указывается состояние машины как в момент выхода на линию, так и во время возврата в гараж.

Кто несет ответственность за ведение документа

Ответственность за формирование и ведение журнала, как правило, возлагается на диспетчера. Все данные в документ он вносит на основании сведений, предоставленных механиком, которых проводил осмотр технического состояния машины, а также водителя.

Что будет, если не вести журнал

Организации, занимающиеся транспортными услугами должны вести этот журнал в обязательном порядке. Если же его не будет, то государственные контролирующие органы (Ространснадзор и т.д.) оштрафуют как руководство, так и само предприятие.

По этой же причине вся информацию, вносимая в журнал должна быть достоверной и точной, поскольку, если вдруг с автомобилем что-то произойдет, проверяющие лица не в последнюю очередь займутся изучением данного документа. При выявлении ложных или неверных сведений на ответственные лица может быть возложено дисциплинарное взыскание.

Как сформировать журнал

Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии составляется в произвольном виде. Однако, если в компании есть свой шаблон журнала, то применять следует именно его. Кроме того, имеет распространение унифицированная, ранее обязательная к использованию форма журнала. Она удобна тем, что ее можно легко подкорректировать под нужды предприятия, добавив или убрав ненужные столбцы и строки. В некоторых организациях применяется журнал, имеющийся в свободной продаже (в твердом переплете) – законодательство такой подход к учету работы автомобилей вполне допускает.

Особенности оформления бланка

Что касается оформления журнала, то здесь также нет никаких особенностей, то есть, если журнал формируется самостоятельно, то его можно сделать в электронном виде или же, что называется, «нарисовать» вручную. В первом случае подготовленный бланк следует распечатать, чтобы ответственные лица могли оставить в нем свои автографы.

Обычно журнал содержит в себе не один десяток страниц. Все они должны быть по порядку пронумерованы и прошиты специальной толстой нитью.

На последнем листе ставится печать организации и пометка о количестве страниц в документе, а также дата и подпись ответственного работника.

Журнал делается в одном оригинальном экземпляре, дополнительных его копий не формируется. Заполненный журнал подлежит хранению на протяжении периода, установленного в законодательстве или же указанного в нормативно-правовой документации транспортной фирмы. Только после истечения этого срока документ можно уничтожить.

Кто должен расписаться в журнале

В журнале должны расписаться два сотрудника. Во-первых, это механик, который проверяет автомобиль перед выездом и после возврата, во вторых, диспетчер, который занимается ведением журнала. Что касается водителя, то в журнале отмечается только его ФИО.

Образец журнала

Если вам поручено формирование и ведение журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии, который вы ранее никогда не делали, воспользуйтесь его примером и подробными разъяснениями к нему. С их учетом вы сделаете нужный вам документ без особых проблем.

1. Первым делом укажите в журнале наименование компании, дату начала его ведения (впоследствии надо будет отметить и дату его завершения).
2. Далее в основной части, которая оформляется в виде таблицы, внесите в бланк дату выхода автомобиля на линию, его идентификационные характеристики: марку, гос. номер, фамилию, имя, отчество водителя, время выезда из гаража, показания спидометра и техническое состояние машины.
3. После возврата автомобиля в гараж впишите в бланк аналогичные данные.
4. Затем в документе должны быть указаны ФИО механика и проставлена его подпись.
5. В журнале также должен расписаться и ответственный за ведение журнала сотрудник.
6. Если вы считаете нужным, может дополнить журнал и другими сведениями, например, о выдаче ключа на автомобиль перед его выездом из гаража, прохождении медосмотра водителем и т.д.