СВ-Принт

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

• вся информация систематизирована;
• ее поиск занимает мало времени;
• удобно в использовании;
• обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
• в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

• документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
• как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
• все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
• вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

• все сведения систематизированы;
• поиск сведений занимает меньше времени;
• такой формат удобен в применении;
• защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

• документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
• место хранения — отдельное помещение;
• бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
• доступ третьих лиц исключается;
• входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Личное дело: что туда входит

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

• заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
• трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
  • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
• личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
• автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
• выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
• дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
• инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
• рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
• характеристики на работника;
• дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
• ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
• информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
• информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
• прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

• наименование самого документа;
• день, когда эта бумага была подшита в папку;
• число листов, содержащихся в данном документе;
• если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

Требования к хранению документов

Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.

Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.

Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.

Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.

Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.

Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

В данном видео содержится информация о личных делах работников.

Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения

Процесс систематизации личных дел в журнале может быть осуществлен в нескольких вариантах:

1. При помощи порядковой нумерации дел.
2. С использованием алфавитного указателя.
3. С разбивкой на структурные подразделения компании или категории должностей.

Ответственность за оформление личных дел и их регистрацию возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника, которому приказом руководителя вменены соответствующие обязанности. Журнал регистрации личных дел работников, образец которого на предприятиях может иметь индивидуально разработанные формы бланков, после внесения в него сведений подписывается ответственным лицом.

Фиксации в журнале подлежат все заводимые на учреждении личные дела. Заполнению подлежит каждая графа. При необходимости форму бланка можно видоизменять – вводить дополнительные ячейки для данных или убирать лишнюю информацию. Вносимые исправления отражаются в специальном поле – «Примечания». Все записи должны быть пронумерованы.

Журнал учета личных дел работников, образец его оформления, должен содержать сведения о:

• порядковом номере производимой записи;
• номере, присвоенному конкретному личному делу;
• дате заведения указанного личного дела;
• дате закрытия дела;
• Ф.И.О. работника;
• табельном номере рабочего;
• при проставленной дате закрытия дела обязательно указывается причина этого действия;
• местах нахождения дел;
• дате сдачи дела в архив;
• поле для примечаний.

В журнал регистрации личных дел работников предлагается вносить все дополнительные сведения о сотруднике в графу примечаний. Разрешается не только приобретать готовые бланки журнала, но и создавать их своими силами. Для этого потребуется сформировать титульный лист с табличной частью журнала для внесения данных о сотрудниках. После распечатки необходимого количества страниц они сшиваются с титульным листом и нумеруются. Обязательно концы шнуровочной нити склеиваются и скрепляются оттиском печати, в конце указывается ответственное лицо за ведение журнала.

Титульный лист должен содержать информацию о наименовании предприятия, дате открытия журнала и окончания его ведения. Все записи в графы журнала вносятся в хронологической последовательности. Цвет пасты может быть синим, черным или фиолетовым. Нельзя допускать в журнале помарок, подчисток. Все ошибки должны быть перечеркнуты и взяты в скобки, рядом производится запись правильных данных. Зачеркивать следует так, чтобы можно было разобрать, какое именно слово было написано ранее.

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Номер записи	Рег.номер личного дела	дата оформления личного дела	Ф.И.О. работника	табельный номер	Дата закрытия дела	Причина закрытия дела	Дата передачи дела в архив	Подпись ответственного за ведение дел лица
			Иванов И.И.			приказ об увольнении от.17.08.17 №48-к		Сидорова

Обязательно ли в ООО вести журнал учета личных дел?

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов или личных дел.

Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему журналы учета личных дел или нет. Типовой формы этого журнала нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать его самостоятельно.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Понятие регистрации

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу и данные о нем .

У вас не останется вопросов о Приеме на работу в ООО после прочтения статьи по ссылке.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в ГСДОУ, утвержденной .

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

• обеспечить учет документов и контроль их исполнения;

• облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;

• обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Регистрационный индекс

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

• порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);

• условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по . У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в ГСДОУ, утвержденной .

Регистрационная форма

Регистрировать документы можно:

• в специальных регистрационных журналах;

• на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести и ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ). Формы этих книг утверждены .

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

• и т. п.

Мы рекомендуем почитать о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы материал по этой ссылке.

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в , утвержденном .

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Журнал регистрации и учета личных дел

Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Вид основного раздела журнала:

Как оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

В состав документов личного дела могут быть включены:

• заявление сотрудника о приеме его на работу;
• трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
• личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
• собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
• копия документов о получении образования;
• выписки из приказов об утверждении в должности;
• должностная инструкция;
• характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
• ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
• копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
• документы о награждениях, поощрениях;
• сведения о нарушениях, взысканиях;
• иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

• название документа;
• дата подшивки документа;
• количество листов внесенного документа;
• при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
• составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Журналы

В кадровом делопроизводстве широко используются журналы по кадрам. Они нужны для хранения и учета документов, а также могут быть востребованы в случае спора между работодателем и работником как дополнительное доказательство своевременности издания документа.

Виды журналов по учету кадров

Кадровыми специалистами ведутся, в частности, следующие журналы:

• регистрации заявлений;
• регистрации уведомлений;
• регистрации представлений;
• регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
• учета работников, выбывающих в служебные командировки;
• регистрации несчастных случаев на производстве.

Журналы по приказам по кадрам могут понадобиться для фиксации сверхурочной работы и отгулов, учета использованных и неиспользованных дней отпуска.

Оформление журналов учета персонала

Различают журналы по унифицированной и произвольной форме. По унифицированной форме, например, ведутся: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ним».

Как правило, все журналы учета персонала оформляются в табличной форме, где каждая строка несет те или иные сведения о документе. Указываются следующие сведения: наименование журнала, наименование организации, дата начала и окончания ведения, порядковые или регистрационные номера вносимых документов, должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего документ, данные и должность работника, в отношении которого создан документ.

В этом разделе представлены журналы по приказам по кадрам, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Чтобы скачать готовый документ, выберите подходящий шаблон и внесите в него соответствующие данные.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета рабочего времени сотрудников .docСкачать образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников .doc

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

• Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
• При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
• Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

• наименование компании;
• дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
• указать работника, ответственного за его ведение;
• если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

• порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
• дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
• информацию о прогуле – да/нет;
• количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
• подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Журнал учета личных карточек

Актуально на: 11 мая 2018 г.

Мы рассказывали в нашей консультации о форме личной карточке работника № Т-2 и приводили пример ее заполнения. А нужно ли вести журнал учета личных карточек работников и по какой форме?

Журнал учета карточек Т-2

Напомним, что ведение личной карточки работника по форме № Т-2 не является обязательным. Ведь трудовым законодательством такая обязанность не предусмотрена, да и сама унифицированная форма № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) не является обязательной к применению с 01.01.2013 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Тем не менее, именно в личной карточке аккумулируется вся основная информация о работнике, которая может понадобиться работодателю. Поэтому ведение личных карточек работников рекомендуется.

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, утвердившее форму личной карточки работника № Т-2, не предусматривает ведение каких-либо журналов учета личных карточек работников. Не утверждена унифицированная форма такого журнала и иными Постановлениями Госкомстата.

Поэтому форму такого журнала работодатель может разработать самостоятельно. Такой журнал может быть удобен в оперативных целях для отдела кадров, бухгалтерии и иных подразделений организации, поскольку в нем может содержатся в сжатом виде самая важная информация о работниках. Какая – работодатель решает сам. Как правило, это Ф.И.О., дата приема на работу, дата увольнения, должность, структурное подразделение и др. По сути это даже не столько журнал учета личных карточек работников, сколько журнал учета работников, который актуализируется по мере их приема или увольнения.

Журнал учета личных карточек Т-2: скачать

Приведем примерную форму журнала учета личных карточек работников:

№ п/п	Ф.И.О. работника	Табельный номер	Дата приема на работу	Должность	Структурное подразделение	Дата увольнения	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Скачать бланк журнала учета личных карточек работников в формате Word можно здесь.